Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Επιλέξτε τις επαφές που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα και μεταβείτε στο Αρχική > Κατηγορία > Όλες οι κατηγορίες> Νέο > ονομάστε τη λίστα.
- Για να προσθέσετε επαφές στη λίστα, επιλέξτε τις επαφές και επιλέξτε Home > Categorize > κατηγορία λίστας > OK.
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής με κατηγορίες και να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτές στο Outlook για Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 και 2007.
Χρήση κατηγοριών επαφών ως λίστες διανομής στο Outlook
Για να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής ή αλληλογραφίας με κατηγορίες στο Outlook για Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013 και 2010:
-
Στο Outlook, επιλέξτε Άτομα. Ή, πατήστε Ctrl+3.
Image -
Επισημάνετε τις επαφές που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα διανομής. Για να επισημάνετε πολλές συνεχόμενες καταχωρήσεις, πατήστε Ctrl και επιλέξτε επαφές. Για να επιλέξετε ένα εύρος, πατήστε Shift και μετά επιλέξτε την πρώτη και την τελευταία επαφή στο εύρος.
Για να προσθέσετε άτομα που δεν βρίσκονται στις επαφές σας στο Outlook, πατήστε Ctrl+N για να δημιουργήσετε μια νέα επαφή.
-
Μεταβείτε στην καρτέλα Home.
Image -
Στην ομάδα Ετικέτες, επιλέξτε Categorize.
Image -
Επιλέξτε Όλες οι κατηγορίες.
Image -
Στο πλαίσιο διαλόγου Κατηγορίες χρωμάτων, επιλέξτε Νέο.
Image -
Στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη Νέας Κατηγορίας, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα διανομής.
Image - Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Color και επιλέξτε Κανένα ή αντιστοιχίστε ένα χρώμα.
-
Επιλέξτε OK.
Image - Στο παράθυρο διαλόγου Κατηγορίες χρωμάτων, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί η νέα κατηγορία.
- Επιλέξτε OK.
Προσθήκη μελών σε λίστα διανομής
Για να προσθέσετε νέα μέλη στη λίστα διανομής ανά πάσα στιγμή:
- Μετάβαση στο Άτομα.
-
Επισημάνετε τις επαφές που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα.
Image - Μεταβείτε στην καρτέλα Home.
- Στην ομάδα Ετικέτες, επιλέξτε Categorize.
-
Επιλέξτε την κατηγορία της λίστας.
Image - Εάν η κατηγορία δεν εμφανίζεται στο μενού, επιλέξτε Όλες οι κατηγορίες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου κατηγορίας της λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
Στείλτε ένα μήνυμα στη λίστα διανομής της κατηγορίας σας
Για να συντάξετε ένα νέο μήνυμα ή πρόσκληση συνάντησης σε όλα τα μέλη της λίστας διανομής κατηγορίας:
-
Μετάβαση στο Άτομα.
Image -
Επιλέξτε Αναζήτηση επαφών ή πατήστε Ctrl+E.
Image - Μεταβείτε στην καρτέλα Αναζήτηση.
-
Στην ομάδα Refine, επιλέξτε Κατηγοριοποιημένο.
Image -
Επιλέξτε την κατηγορία που θέλετε.
Image - Μεταβείτε στην καρτέλα Home.
-
Στην ομάδα Ενέργειες, επιλέξτε Συγχώνευση αλληλογραφίας.
Image - Στο πλαίσιο διαλόγου Mail Merge Contacts, επιλέξτε Όλες οι επαφές στην τρέχουσα προβολή.
- Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Τύπος εγγράφου και επιλέξτε Form Letters.
- Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Merge to και επιλέξτε Email.
-
Στο πλαίσιο κειμένου Γραμμή θέματος μηνύματος, εισαγάγετε το θέμα για το email.
Image - Επιλέξτε OK.
-
Συνθέστε το κείμενο του email στο Word. Μεταβείτε στην καρτέλα Mailing για να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία στην ομάδα Write & Insert Fields για να προσαρμόσετε τους χαιρετισμούς για κάθε παραλήπτη και να εισαγάγετε άλλα πεδία βιβλίου διευθύνσεων. Επιλέξτε Προεπισκόπηση Αποτελεσμάτων για να δείτε τα πεδία και τους κανόνες σας στο email για κάθε παραλήπτη.
Image -
Select Finish & Merge > Αποστολή μηνυμάτων email.
Image -
Στο πλαίσιο διαλόγου Merge to E-mail, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Προς και επιλέξτε Email.
Image - Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Μορφή αλληλογραφίας και επιλέξτε Απλό κείμενο ή HTML.
- Στην ενότητα Αποστολή εγγραφών, επιλέξτε Όλα.
- Επιλέξτε OK.
- Εάν σας ζητηθεί, επιλέξτε Allow.
Χρήση κατηγοριών επαφών ως λίστες διανομής στο Outlook 2007
Για να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής ή αλληλογραφίας με κατηγορίες στο Outlook 2007:
- Μετάβαση στο Επαφές.
-
Επισημάνετε τις επαφές που θέλετε να προσθέσετε στη νέα λίστα διανομής.
Για να προσθέσετε νέα μέλη αργότερα, αντιστοιχίστε τα στην κατάλληλη κατηγορία ξεχωριστά.
- Επιλέξτε το κουμπί Categorize της γραμμής εργαλείων. Ή, επιλέξτε Ενέργειες > Κατηγοριοποίηση από το μενού.
- Επιλέξτε Όλες οι κατηγορίες.
- Επιλέξτε Νέο.
- Εισαγάγετε ένα όνομα για τη λίστα διανομής.
- Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Color και επιλέξτε Καμία.
- Επιλέξτε OK.
- Επαληθεύστε ότι η νέα κατηγορία είναι επιλεγμένη και επιλέξτε OK.
Στείλτε ένα μήνυμα στη λίστα διανομής της κατηγορίας σας στο Outlook 2007
Για να συντάξετε ένα νέο μήνυμα ή πρόσκληση σε σύσκεψη σε όλα τα μέλη της λίστας διανομής που εκτελείται από την κατηγορία:
- Μετάβαση στο Επαφές.
- Επιλέξτε Προβολή > Τρέχουσα προβολή > Κατά κατηγορία.
- Επιλέξτε την επικεφαλίδα της επιθυμητής κατηγορίας λίστας.
- Επιλέξτε Ενέργειες > Δημιουργία > Νέο μήνυμα στην επαφή ή Ενέργειες > Δημιουργία > Αίτημα νέας συνάντησης για επικοινωνία.
- Επιλέξτε OK εάν το Outlook σάς ειδοποιήσει ότι η ενέργειά σας θα εφαρμοστεί σε όλα τα στοιχεία της ομάδας.
-
Επιλέξτε το πεδίο Προς ή το πεδίο Bcc. Για μηνύματα λίστας, εξετάστε το ενδεχόμενο να προσθέσετε διευθύνσεις στο πεδίο Bcc για να αποφύγετε την αποκάλυψη της διεύθυνσης κάθε επαφής.
Εάν μια επαφή έχει πολλές διευθύνσεις email, το Outlook προσθέτει κάθε διεύθυνση. Διαγράψτε τις μη απαραίτητες διευθύνσεις για να αποφύγετε την αποστολή διπλού email στην επαφή σας.
- Στο πεδίο Προς, εισαγάγετε τη διεύθυνση email σας.
- Σύνταξη του μηνύματος ή της πρόσκλησης συνάντησης.
- Στείλτε το μήνυμα.
