Το να γνωρίζετε πώς να συγκρίνετε δύο αρχεία Excel είναι σημαντικό σε οποιοδήποτε περιβάλλον όπου πολλοί άνθρωποι κάνουν αλλαγές στο ίδιο αρχείο. Αυτό είναι σύνηθες σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον ή στην περίπτωση που τα αρχεία Excel κοινοποιούνται στο cloud όπου πολλά άτομα έχουν πρόσβαση για να κάνουν αλλαγές.
Ευτυχώς, υπάρχουν διάφοροι τρόποι σύγκρισης δύο αρχείων Excel. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να συγχωνεύσετε τις αλλαγές που έγιναν σε δύο διαφορετικά αρχεία Excel σε ένα μόνο αρχείο.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Excel 2019, 2016, 2013, 2010. Excel για Microsoft 365 και Excel για Mac
Πώς να συγκρίνετε δύο αρχεία Excel
Εάν έχετε δύο αρχεία Excel με πολλά φύλλα, η πιο εύκολη προσέγγιση είναι να κάνετε μια πλήρη σύγκριση φύλλων εργασίας χρησιμοποιώντας εργαλεία τρίτων.
Μπορείτε να βρείτε μερικά εργαλεία στο διαδίκτυο που σας βοηθούν να συγκρίνετε αρχεία Excel, αλλά υπάρχουν μερικά που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δωρεάν. Ένα από αυτά είναι το Spreadsheet Compare, διαθέσιμο από το SourceForge.
Κατεβάστε και εκτελέστε την εφαρμογή, η οποία εγκαθιστά ένα πρόσθετο στην εφαρμογή σας Excel.
Spreadsheet Compare λειτουργεί σε όλες τις εκδόσεις του Excel μετά το Excel 2000. Είναι συμβατό μόνο με το λειτουργικό σύστημα Windows.
Για να χρησιμοποιήσετε το Υπολογιστικό φύλλο Σύγκριση για να συγκρίνετε δύο αρχεία Excel:
-
Ανοίξτε και τα δύο αρχεία Excel που θέλετε να συγκρίνετε και επιλέξτε το μενού Add-ins.
Image Δημιουργήστε αντίγραφα των αρχείων Excel πριν ξεκινήσετε αυτήν τη διαδικασία, ώστε να έχετε τα πρωτότυπά σας σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά.
-
Σε αυτό το μενού υπάρχουν τρεις επιλογές. Επιλέξτε Πλήρη Σύγκριση.
Image -
Αναδύεται ένα παράθυρο σύγκρισης υπολογιστικών φύλλων που δείχνει τα αρχεία σε δύο πεδία με το όνομα "Πρώτο/Πριν" και "Δεύτερο/Μετά". Το παλαιότερο αρχείο Excel (πριν γίνουν οι αλλαγές) πρέπει να βρίσκεται στο πεδίο First/Before. Εάν δεν είναι, επιλέξτε το κουμπί Swap για να το τοποθετήσετε εκεί. Στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο
Image -
Προσαρμόστε τον τρόπο απόδοσης της σύγκρισης στην επόμενη οθόνη. Μπορείτε να αλλάξετε πού ξεκινά η σύγκριση στο φύλλο, αν γίνεται διάκριση πεζών-κεφαλαίων και πώς εντοπίζονται οι αναντιστοιχίες. Επιλέξτε Επόμενο.
Image -
Επιλέξτε τα φύλλα από το πρώτο βιβλίο εργασίας που θέλετε να συγκρίνετε και επιλέξτε Add για να μετακινήσετε αυτά τα φύλλα στο πεδίο Σύγκριση αυτών των φύλλων εργασίας. Επιλέξτε Next και επαναλάβετε τη διαδικασία για το δεύτερο βιβλίο εργασίας.
Image -
Ελέγξτε τις ρυθμίσεις διαμόρφωσης αναφοράς. Τροποποιήστε τα αν θέλετε και μετά πατήστε Επόμενο δύο φορές και Σύγκριση για να τελειώσετε.
Image -
Τέλος, θα δείτε κάθε αρχικό φύλλο να ενημερώνεται με τα αλλαγμένα κελιά να επισημαίνονται με κόκκινο χρώμα. Το εργαλείο δημιουργεί επίσης ένα τρίτο φύλλο με μια αναφορά που δείχνει την παλιά τιμή διαγραμμένη και τη νέα τιμή στη θέση της.
Image
Αυτό το εργαλείο είναι ένας ισχυρός τρόπος για να συγκρίνετε ολόκληρα φύλλα εργασίας του Excel και να δείτε γρήγορα αποτελέσματα με όλες τις αλλαγές. Μπορείτε να κάνετε κύλιση και να διατηρήσετε ή να αφαιρέσετε τις αλλαγές που θέλετε να διατηρήσετε.
Χρησιμοποιήστε το Excel για να συγκρίνετε δύο φύλλα
Εάν έχετε μεμονωμένα φύλλα εργασίας σε ένα αρχείο Excel για σύγκριση, μπορείτε να το κάνετε αυτό με μερικούς διαφορετικούς τρόπους. Το ένα είναι να χρησιμοποιήσετε τύπους για να δημιουργήσετε ένα τρίτο υπολογιστικό φύλλο που δείχνει όλες τις διαφορές. Ένα άλλο είναι μέσω της μορφοποίησης υπό όρους για την επισήμανση κελιών που έχουν αλλάξει.
Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων του Excel με χρήση τύπων
Εάν έχετε δύο φύλλα που θέλετε να συγκρίνετε, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα τρίτο φύλλο που επισημαίνει ποια κελιά είναι διαφορετικά και σας δείχνει τη διαφορά. Αυτό επιτυγχάνεται χρησιμοποιώντας έναν τύπο IF.
Ο τύπος IF αν δεν είναι χρήσιμος για τη σύγκριση ολόκληρων βιβλίων εργασίας χωρίς πολλή επιπλέον εργασία.
- Για να ξεκινήσετε τη σύγκριση δύο φύλλων Excel, δημιουργήστε ένα τρίτο φύλλο. Βάλτε την ετικέτα Αποτελέσματα για να διευκολύνετε τον εντοπισμό του φύλλου αποτελεσμάτων αργότερα.
-
Στο κελί A2 του φύλλου αποτελεσμάτων, επικολλήστε τον ακόλουθο τύπο και πατήστε Enter:
=IF(Sheet1!A2Sheet2!A2, "Sheet1:" & Sheet1!A2 &" And Sheet2:" & Sheet2!A2, "No Difference")
Μπορείτε να τροποποιήσετε αυτόν τον τύπο για να ξεκινά από οποιοδήποτε κελί θέλετε. Εάν τα δεδομένα στο φύλλο σας ξεκινούν από τη σειρά B και τη στήλη 3, αλλάζετε τον τύπο για να χρησιμοποιήσετε το B3 αντί για το A2.
Image -
Αυτός ο τύπος συγκρίνει το κελί από το Φύλλο1 με το ίδιο κελί στο Φύλλο2. Εάν τα κελιά είναι ίδια, το φύλλο αποτελεσμάτων εμφανίζει No Difference. Εάν είναι διαφορετικά, το κελί παρέχει τις διαφορετικές τιμές από κάθε φύλλο.
Image -
Κάντε κλικ στη γωνία του κελιού και σύρετε το ποντίκι κατά μήκος του φύλλου στην τελευταία στήλη που έχει δεδομένα από τα άλλα φύλλα που συγκρίνετε. Αυτό συμπληρώνει τον τύπο σύγκρισης μέχρι την τελευταία στήλη και προσαρμόζει αυτόματα τις αναφορές κελιών.
Image -
Με επισημασμένη την ίδια σειρά, κάντε κλικ στη γωνία του τελευταίου κελιού και σύρετε το ποντίκι προς τα κάτω στο φύλλο στην τελευταία σειρά που έχει δεδομένα από τα άλλα φύλλα που συγκρίνετε. Αυτό συμπληρώνει τον τύπο σύγκρισης μέχρι την τελευταία σειρά και προσαρμόζει αυτόματα τις αναφορές κελιών.
Image -
Κάνοντας κύλιση στο φύλλο, θα δείτε όλα τα κελιά που είναι διαφορετικά μεταξύ του Φύλλου1 και του Φύλλου2 να εμφανίζονται με τις τιμές από κάθε φύλλο. Απλώς μετακινηθείτε για να εντοπίσετε όλες τις διαφορές.
Image
Η χρήση τύπων είναι ένας από τους ευκολότερους τρόπους σύγκρισης μεμονωμένων φύλλων, επειδή δεν χρειάζεται να τροποποιήσετε τα αρχικά φύλλα με κανέναν τρόπο.
Σύγκριση φύλλων Excel με μορφοποίηση υπό όρους
Μια άλλη προσέγγιση για τη σύγκριση δύο φύλλων είναι η χρήση μορφοποίησης υπό όρους. Όπως μπορείτε να δείτε από το παραπάνω φύλλο αποτελεσμάτων, με όλα τα κελιά που χρησιμοποιούν την ίδια μορφοποίηση, μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπιστούν οι διαφορές μεταξύ των φύλλων.
Η χρήση μορφοποίησης υπό όρους είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για μεγάλα φύλλα με πολλά δεδομένα. Η αλλαγή του χρώματος ή της μορφοποίησης των κελιών που έχουν διαφορές διευκολύνει τον εντοπισμό αυτών των διαφορών ακόμη και σε φύλλα με πολλές σειρές και στήλες δεδομένων.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους για να εντοπίσετε τις διαφορές.
-
Επισημάνετε όλα τα κελιά στο φύλλο αποτελεσμάτων. Επιλέξτε το μενού Home.
Image -
Επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους από την ομάδα Styles και επιλέξτε Νέος κανόνας.
Image -
Στο παράθυρο Νέος κανόνας μορφοποίησης που ανοίγει, επιλέξτε Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιήσετε. Στο πεδίο τιμές μορφής όπου αυτός ο τύπος είναι αληθής, επικολλήστε τον ακόλουθο τύπο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Μορφή.
=Sheet1!A2Sheet2!A2
Ακριβώς όπως με την προσέγγιση τύπου, μπορείτε να ξεκινήσετε τη λειτουργία μορφοποίησης σε οποιοδήποτε κελί. Εάν τα δεδομένα σας ξεκινούν από B3 αντί για A2, επεξεργαστείτε αυτόν τον τύπο για να χρησιμοποιήσετε το B3. Η μορφοποίηση θα ξεκινήσει από το B3 και θα γεμίσει όλες τις σειρές και τις στήλες κάτω και στα δεξιά του.
Image -
Διαμορφώστε τη μορφοποίηση που θέλετε να έχουν τα κελιά όταν υπάρχουν διαφορές μεταξύ των δύο φύλλων. Μπορείτε να επιλέξετε στυλ γραμματοσειράς, υπογράμμιση, χρώμα και διαγράμμιση. Επιλέξτε OK.
Image -
Η μορφοποίηση καθιστά εύκολο να δείτε πού έχουν διαφορές τα κελιά στα δύο φύλλα.
Image
Σύγκριση φύλλων εργασίας του Excel με μη αυτόματο τρόπο
Ένας απλός και γρήγορος τρόπος για να συγκρίνετε δύο φύλλα εργασίας είναι να το κάνετε οπτικά. Το Excel παρέχει έναν εύκολο τρόπο για να συγκρίνετε οπτικά δύο φύλλα δίπλα-δίπλα.
-
Στο βιβλίο εργασίας όπου έχετε δύο φύλλα που θέλετε να συγκρίνετε, επιλέξτε το μενού Προβολή. Επιλέξτε Νέο παράθυρο για να ανοίξετε το ίδιο βιβλίο εργασίας σε ένα νέο παράθυρο του Excel στο παρασκήνιο.
Image -
Επιλέξτε ξανά το μενού Προβολή και κάντε κλικ στο Προβολή δίπλα-δίπλα. Αυτό τοποθετεί τα δύο παράθυρα του βιβλίου εργασίας δίπλα-δίπλα, το καθένα γεμίζει τη μισή οθόνη.
Image -
Σε ένα παράθυρο, επιλέξτε το φύλλο που θέλετε να συγκρίνετε. Καθώς κάνετε κύλιση στο φύλλο στο παράθυρο στη μία πλευρά, θα δείτε το φύλλο στο άλλο παράθυρο να κυλά ταυτόχρονα.
Image
Η προβολή δίπλα-δίπλα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε περιπτώσεις όπου δύο φύλλα εργασίας είναι ως επί το πλείστον ίδια, αλλά γνωρίζετε ότι υπάρχουν μερικές διαφορές. Η συγχρονισμένη κύλιση σάς επιτρέπει να σαρώσετε το υπολογιστικό φύλλο οπτικά για να βρείτε αυτές τις διαφορές.
Προβολή δίπλα-δίπλα στο Excel 2010 και νωρίτερα
Εάν χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση του Excel, τα μεμονωμένα αρχεία του φύλλου εργασίας ανοίγουν στο ίδιο Παράθυρο. Μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Προβολή δίπλα-δίπλα, αλλά η εύρεση της είναι λίγο διαφορετική.
- Άνοιγμα και των δύο αρχείων στο ίδιο παράθυρο του Excel.
- Στο μενού Προβολή, επιλέξτε Ταξινόμηση όλων για να χωρίσετε τα ανοιχτά αρχεία σε πολλά υποπαράθυρα.
- Επιλέξτε το εικονίδιο Προβολή δίπλα-δίπλα για να προβάλετε τα υποπαράθυρα δίπλα-δίπλα και να πραγματοποιήσετε κύλιση και στα δύο ταυτόχρονα.
Επιλογές διευκολύνουν τη σύγκριση δύο αρχείων Excel
Η επιλογή που χρησιμοποιείτε για τη σύγκριση δεδομένων στο Excel εξαρτάται από τον όγκο των δεδομένων και από το πού αποθηκεύονται. Εάν έχετε πολλά φύλλα σε δύο διαφορετικά αρχεία Excel, η καλύτερη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε ένα πρόσθετο τρίτου κατασκευαστή, όπως η Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων.
Ωστόσο, εάν θέλετε να συγκρίνετε μόνο δύο ή περισσότερα φύλλα σε ένα βιβλίο εργασίας, οποιαδήποτε από τις άλλες επιλογές λειτουργεί καλά. Χρησιμοποιήστε τύπους και μορφοποίηση υπό όρους για μεγάλα υπολογιστικά φύλλα με λίγες μόνο μικρές αλλαγές διάσπαρτες στις οποίες πρέπει να βρείτε. Χρησιμοποιήστε την οπτική προσέγγιση δίπλα-δίπλα εάν έχετε δύο υπολογιστικά φύλλα με πολλές αλλαγές δεδομένων που είναι ευκολότερο να εντοπιστούν οπτικά.
