Τα υπολογιστικά φύλλα και οι βάσεις δεδομένων προσφέρουν και τα δύο τρόπους εξέτασης δεδομένων. Ωστόσο, η προσέγγιση που χρησιμοποιεί ο καθένας για τη συλλογή και την κοινή χρήση αυτών των δεδομένων είναι αρκετά διαφορετική.
Ένα υπολογιστικό φύλλο προσφέρει σχεδόν δομημένα δεδομένα σε μορφή γραμμής και στήλης. Ωστόσο, τα υπολογιστικά φύλλα δεν σχετίζονται μεταξύ τους και δεν απαιτούν κανόνες σχετικά με τις πληροφορίες που περιέχονται στο υπολογιστικό φύλλο. Επίσης, τα υπολογιστικά φύλλα δεν διαθέτουν εξελιγμένα εργαλεία σύνοψης και αναφοράς.
Οι βάσεις δεδομένων συλλέγουν πληροφορίες με δομημένο τρόπο και επιβάλλουν, από προεπιλογή, κανόνες και σχέσεις σχετικά με το τι μπαίνει και βγαίνει. Εξετάσαμε και τα δύο για να σας βοηθήσουμε να αποφασίσετε ποιο ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
Συνολικά ευρήματα
- Περιέχει κελιά από στήλες και σειρές.
- Εκτελέστε μαθηματικούς υπολογισμούς.
- Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων.
- Οργάνωση πολύπλοκων συλλογών δεδομένων.
- Ελέγχεται από ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS).
-
Πρόσβαση και διαχείριση μεγάλου όγκου δεδομένων.
Οι βάσεις δεδομένων υποστηρίζουν τη γρήγορη ανάγνωση και εγγραφή περιεχομένου αυτόματα. Εκτός εάν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα εργαλείων ενεργοποίησης homebrew, όπως το If This Then That, ένα υπολογιστικό φύλλο απαιτεί μη αυτόματη εισαγωγή πληροφοριών.
Το Microsoft Excel και τα Φύλλα Google είναι προγράμματα υπολογιστικών φύλλων που χρησιμοποιούνται συνήθως. Και τα δύο είναι διαθέσιμα δωρεάν σε υπολογιστές, tablet και smartphone.
Εκτός από τη Microsoft Access στην επιφάνεια εργασίας (και τους κλώνους όπως το LibreOffice Base), τα περισσότερα ισχυρά εργαλεία βάσης δεδομένων βρίσκονται σε διακομιστές. Οι μεγάλες εταιρείες χρησιμοποιούν επιλογές όπως ο Microsoft SQL Server ή η σουίτα διακομιστών Oracle. Οι άνθρωποι στις κοινότητες ανοιχτού κώδικα και Linux χρησιμοποιούν εργαλεία όπως το MariaDB.
Όταν χρησιμοποιείτε μια βάση δεδομένων, γενικά τη συνδέετε με εργαλεία υποστήριξης. Επειδή οι βάσεις δεδομένων απαιτούν τη δομημένη γλώσσα ερωτημάτων για πρόσβαση σε πληροφορίες, εργαλεία όπως οι σχεδιαστές οπτικών αναφορών (όπως οι Crystal Reports) ή τα εργαλεία ταμπλό (όπως το Tableau) διαχειρίζονται τόσο τη δημιουργία SQL όσο και την ανάπτυξη σύνθετων αναφορών.
Σχέδιο: Ανάλυση εναντίον Σχέσεων
- Βελτιστοποιημένο για απλή ανάλυση δεδομένων.
- Περιορισμένες ικανότητες φιλτραρίσματος.
- Περιορισμένη δυνατότητα σύγκρισης δεδομένων από διαφορετικές πηγές.
- Δυνατότητα σύνδεσης πινάκων.
- Ισχυρή σχεσιακή ανάλυση.
- Περιορισμένες υπολογιστικές ικανότητες.
Το αν οι βάσεις δεδομένων ή τα υπολογιστικά φύλλα έχουν το πιο νόημα για έναν δεδομένο σκοπό προκύπτει από μια χούφτα χαρακτηριστικά περιπτώσεων χρήσης.
Αν και οι τύποι αναζήτησης και οι ονομασμένες περιοχές συνδέουν ορισμένα τμήματα υπολογιστικών φύλλων μεταξύ τους, ένα υπολογιστικό φύλλο είναι ένα αυτόνομο σύνολο δεδομένων. Έχει περιορισμένη δυνατότητα φιλτραρίσματος και ομαδοποίησης σε διαφορετικά φύλλα εργασίας και αρχεία υπολογιστικών φύλλων. Τα υπολογιστικά φύλλα είναι βελτιστοποιημένα για οικονομικά και απλή ανάλυση δεδομένων. Για απλή ανάλυση αριθμών, αυτή η προσέγγιση είναι ανώτερη από μια βάση δεδομένων. Επίσης, οι βάσεις δεδομένων χρειάζονται περισσότερες τεχνικές δεξιότητες για τη ρύθμιση και τη διαμόρφωση.
Ωστόσο, δεν είναι εύκολο να συγκρίνετε πληροφορίες από διαφορετικά δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Οι βάσεις δεδομένων επιβάλλουν σχέσεις και υποστηρίζουν ερωτήματα με βάση χαρακτηριστικά ή υποσύνολα σε έναν ή περισσότερους πίνακες. Οι βάσεις δεδομένων συνδέουν πίνακες μεταξύ τους με διάφορους τρόπους και εκτελούν συνοπτικά στατιστικά στοιχεία για αυτά τα υποσύνολα και υπερσύνολα.
Αναφορά: Η εμφάνιση είναι το κλειδί
- Προσαρμοσμένη εμφάνιση.
- Εύκολη δημιουργία γραφημάτων.
- Πλούσιες δυνατότητες μορφοποίησης.
- Επισημοποιημένη εμφάνιση.
- Βελτιώστε τις αναφορές.
- Μορφή αναφοράς πίνακα.
Τα υπολογιστικά φύλλα παρουσιάζουν ένα πλέγμα πληροφοριών. Το περιεχόμενο, η μορφοποίηση, η εμφάνιση και η δομή καθορίζονται από τον κάτοχο του υπολογιστικού φύλλου. Οι βάσεις δεδομένων απαιτούν μια τυπική δομή και διαχωρίζουν τις πληροφορίες από την εμφάνιση αυτών των πληροφοριών.
Ένα υπολογιστικό φύλλο είναι τόσο το επίπεδο πληροφοριών όσο και το επίπεδο παρουσίασης για αυτές τις πληροφορίες. Αυτή η προσέγγιση απλοποιεί απλές αναφορές, επειδή οι υπολογισμοί είναι διαφανείς σε οποιονδήποτε ανοίγει το αρχείο. Επιπλέον, επιλογές όπως γραμμές κανόνων, σκίαση, γραφήματα και χρώματα κάνουν το τελικό αποτέλεσμα να φαίνεται όπως σκοπεύετε.
Μια βάση δεδομένων εξάγει πληροφορίες σε μορφή πίνακα. Οποιαδήποτε μορφοποίηση της εξόδου πρέπει να πραγματοποιείται σε υπολογιστικό φύλλο ή άλλο πρόγραμμα, όπως ένα εργαλείο ταμπλό.
Τοποθεσία δεδομένων: Πρόσβαση σε πληροφορίες και έλεγχος
- Αυτοτελή έγγραφα.
- Περιορισμένες επιλογές ασφαλείας.
- Ένας χρήστης τη φορά.
- Αφιερωμένοι διακομιστές βάσης δεδομένων.
- Τα δικαιώματα αυξάνουν την ασφάλεια.
- Πολλαπλοί ταυτόχρονοι χρήστες.
Τα υπολογιστικά φύλλα είναι αυτοτελή έγγραφα που βρίσκονται σε μεμονωμένους υπολογιστές ή διακομιστές αρχείων. Οι βάσεις δεδομένων, ως επί το πλείστον, απαιτούν αποκλειστικούς διακομιστές βάσεων δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι είναι περισσότερη δουλειά για να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων, αλλά δεν μπορείτε να την λανθάνετε ή να τη διαγράψετε κατά λάθος.
Αν και μπορείτε να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης ένα υπολογιστικό φύλλο, γενικά δεν μπορείτε να ελέγξετε ποιος το βλέπει ή το επεξεργάζεται. Ωστόσο, με μια βάση δεδομένων, δεν μπορείτε να προβάλετε ή να τροποποιήσετε τα δεδομένα εκτός εάν έχετε άδεια. Η βάση δεδομένων καταγράφει κάθε προβολή και επεξεργασία που εκτελείτε για μελλοντική δυνατότητα εντοπισμού.
Γενικά, τα υπολογιστικά φύλλα έχουν σχεδιαστεί για να ανοίγουν και να επεξεργάζονται από ένα άτομο τη φορά. Οι βάσεις δεδομένων υποστηρίζουν πολλούς συνδεδεμένους χρήστες ταυτόχρονα.
Verdict: Ο όγκος δεδομένων αποφασίζει
Το να αποφασίσετε εάν θα χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή υπολογιστικού φύλλου ή μια βάση δεδομένων εξαρτάται από τον όγκο των δεδομένων με τα οποία σκοπεύετε να εργαστείτε. Τα υπολογιστικά φύλλα είναι επαρκή για διαχειρίσιμες λίστες βασικών πληροφοριών. Ωστόσο, εάν σκοπεύετε να αποθηκεύσετε μεγάλες ποσότητες ακατέργαστων δεδομένων για απροσδιόριστο χρονικό διάστημα, μια βάση δεδομένων είναι μια αξιόλογη επένδυση του χρόνου και των πόρων σας.
