Όταν προγραμματίζετε μια σύσκεψη στο Outlook με άλλο άτομο ή ομάδα ατόμων, λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρόσκλησης με τις λεπτομέρειες της σύσκεψης. Από αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορούν να αποδεχτούν ή να απορρίψουν την πρόσκληση σε σύσκεψη. Το Outlook προσθέτει τη σύσκεψη στο ημερολόγιό σας στο Outlook, παρακολουθεί τις απαντήσεις των συμμετεχόντων σας και στέλνει μια υπενθύμιση πριν από την έναρξη της σύσκεψης.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Outlook για Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 και Outlook 2013.
Πώς να στείλετε μια πρόσκληση ημερολογίου στο Outlook
Δείτε πώς να προγραμματίσετε μια συνάντηση στο Outlook:
-
Επιλέξτε το Αρχική tab.
Image -
Επιλέξτε Νέα αντικείμενα > Συνάντηση.
Εναλλακτικά, πατήστε Ctrl+Shift+Q.
Image -
Στην πρόσκληση σε σύσκεψη, εισαγάγετε μια περιγραφή της σύσκεψης στο πλαίσιο κειμένου Title.
Image -
Στο πλαίσιο κειμένου Απαιτείται, εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε συμμετέχοντος που πρέπει να παραστεί στη σύσκεψη. Στο Outlook 2016 και 2013, εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο κειμένου To.
Για να επιλέξετε επαφές από το βιβλίο διευθύνσεών σας, επιλέξτε είτε Απαιτείται, Προαιρετικό ή Προς.
Image -
Στο πλαίσιο κειμένου Προαιρετικό, εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων που θέλετε να παρευρεθείτε στη σύσκεψη, αλλά μην τους ζητήσετε να το κάνουν.
Image -
Επιλέξτε ώρα έναρξης και ώρα λήξης για τη συνάντηση.
Image -
Για να αποκλείσετε μια ολόκληρη ημέρα στο ημερολόγιό σας για τη σύσκεψη, επιλέξτε Όλη την ημέρα.
Image -
Στο πλαίσιο κειμένου Τοποθεσία, εισαγάγετε πού διεξάγετε τη σύσκεψη.
Image -
Στην περιοχή Μήνυμα, εισαγάγετε άλλες πληροφορίες που θα πρέπει να γνωρίζουν οι συμμετέχοντες πριν από τη σύσκεψη και επισυνάψτε τυχόν αρχεία που θέλετε να ελέγξουν.
Για να επισυνάψετε ένα αρχείο στην πρόσκληση σε σύσκεψη, επιλέξτε την καρτέλα Insert και, στη συνέχεια, επιλέξτε Attach File. Για να προσθέσετε έναν σύνδεσμο σε ένα έγγραφο στο OneDrive σας, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Link.
Image -
Από προεπιλογή, όταν στέλνετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη στο Outlook, η πρόσκληση περιλαμβάνει ένα αίτημα για απάντηση και δίνει στον παραλήπτη την επιλογή να προτείνει μια νέα ώρα για τη σύσκεψη. Για να αλλάξετε αυτές τις επιλογές, επιλέξτε την καρτέλα Συνάντηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές απόκρισης
Image -
Επιλέξτε Αποστολή.
Αν αλλάξει το πρόγραμμά σας ή εάν οι παρευρισκόμενοι πρέπει να κάνουν άλλα σχέδια, είτε ακυρώστε τη συνάντηση είτε προγραμματίστε την ξανά.
Image
Πώς να ρυθμίσετε μια επαναλαμβανόμενη σύσκεψη
Το Outlook σάς επιτρέπει επίσης να ρυθμίζετε επαναλαμβανόμενες συσκέψεις. Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή για συγκεντρώσεις που σκοπεύετε να επαναλαμβάνετε κάθε εβδομάδα, μήνα ή άλλη περίοδο. Με μια επαναλαμβανόμενη σύσκεψη, πρέπει να εισαγάγετε τις λεπτομέρειες μόνο μία φορά και θα προσθέσει όλα τα μελλοντικά συμβάντα στο ημερολόγιό σας με βάση το διάστημα που έχετε ορίσει.
-
Επιλέξτε την καρτέλα Home και, στη συνέχεια, επιλέξτε New Items > Συνάντηση.
Image - Στην πρόσκληση σε σύσκεψη, εισαγάγετε τον τίτλο, τους απαιτούμενους συμμετέχοντες, τους προαιρετικούς συμμετέχοντες, την τοποθεσία και ένα μήνυμα που περιγράφει τον σκοπό της σύσκεψης.
-
Επιλέξτε Make Recurring.
Στο Outlook 2016 και 2013, επιλέξτε Συνάντηση > Επανάληψη.
Image -
Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Appointment Recurrence. Εισαγάγετε την ώρα έναρξης, την ώρα λήξης και τη διάρκεια της συνάντησης.
Image -
Στην ενότητα Μοτίβο επανάληψης, επιλέξτε πότε θα επαναληφθεί η συνάντηση. Για παράδειγμα, μια τακτική εβδομαδιαία συνάντηση που πραγματοποιείται κάθε Δευτέρα.
Image -
Στην ενότητα Εύρος επανάληψης, επιλέξτε το χρονικό διάστημα που θα συνεχιστούν οι επαναλαμβανόμενες συναντήσεις. Μπορείτε να πείτε σε μια επαναλαμβανόμενη σύσκεψη να ακυρωθεί σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή μετά από έναν συγκεκριμένο αριθμό εμφανίσεων. Επιλέξτε Χωρίς ημερομηνία λήξης εάν δεν θέλετε να λήξει η σύσκεψη.
Image -
Επιλέξτε OK.
Image -
Στην πρόσκληση σε σύσκεψη, επιλέξτε Αποστολή.
Image
Πώς να χρησιμοποιήσετε τον Βοηθό προγραμματισμού για να δημιουργήσετε μια συνάντηση
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft 365 στην εργασία σας και είστε χρήστης του Exchange, χρησιμοποιήστε τον Βοηθό προγραμματισμού για να βρείτε την καλύτερη στιγμή για να προγραμματίσετε μια συνάντηση με άλλους. Όταν ανοίξετε τον Βοηθό προγραμματισμού, θα δείτε τα ημερολόγια για τα άτομα που προσκαλήσατε στη σύσκεψη.
Για να χρησιμοποιήσετε τον Βοηθό προγραμματισμού, δημιουργήστε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, επιλέξτε την καρτέλα Συνάντηση > Βοηθός προγραμματισμού.
Πώς να δείτε τη σύσκεψη στο ημερολόγιο του Outlook
Μόλις δημιουργήσετε ή αποδεχτείτε μια σύσκεψη, θα εμφανιστεί στο ημερολόγιό σας του Outlook με βάση τις πληροφορίες ημερομηνίας και ώρας. Δείτε πώς μπορείτε να βρείτε επερχόμενες εκδηλώσεις.
- Επιλέξτε το Προβολή διακόπτη και μετά επιλέξτε Ημερολόγιο.
- Για να βρείτε τη σύσκεψη, κάντε κύλιση στο ημερολόγιο ή χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης και εισαγάγετε τον τίτλο της σύσκεψης.
-
Για να προβάλετε τις λεπτομέρειες της σύσκεψης, κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο ημερολογίου.
Image -
Για να δείτε τις απαντήσεις, επιλέξτε την καρτέλα Tracking. Η στήλη Απάντηση δείχνει ποιοι συμμετέχοντες έχουν αποδεχτεί την πρόσκληση σε σύσκεψη και ποιοι δεν ανταποκρίθηκαν.
Image -
Εάν λάβατε προφορική αποδοχή από έναν συμμετέχοντα, επιλέξτε Κανένα και μετά επιλέξτε Αποδεκτό, Απορρίφθηκεή έδωσε μια Δοκιμαστική απάντηση.
Image - Κλείστε την πρόσκληση σε σύσκεψη όταν τελειώσετε.
Πώς να προσθέσετε άτομα σε μια υπάρχουσα πρόσκληση σε σύσκεψη
Μπορείτε να οργανώσετε μια σύσκεψη και, στη συνέχεια, να προσκαλέσετε περισσότερους συμμετέχοντες αργότερα (για παράδειγμα, εάν προσλάβετε έναν άλλο υπάλληλο και θέλετε να τον προσθέσετε σε τακτικές συναντήσεις προσωπικού). Δείτε πώς μπορείτε να προσκαλέσετε νέους συμμετέχοντες σε μια συνάντηση που έχετε ήδη ρυθμίσει.
- Βρείτε τη συνάντηση στο ημερολόγιό σας.
- Κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο της σύσκεψης.
-
Επιλέξτε την καρτέλα Scheduling Assistant > Add Attendees.
Image -
Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή Συμμετεχόντων και Πόρων, επιλέξτε το όνομα του συμμετέχοντος.
Image -
Επιλέξτε είτε Απαιτούμενο είτε Προαιρετικό για να υποδείξετε εάν ο συμμετέχων πρέπει να είναι στη σύσκεψη ή εάν η συμμετοχή του είναι προαιρετική.
Image -
Επιλέξτε OK.
Image -
Ο συμμετέχων εμφανίζεται τώρα στη λίστα Όλοι οι συμμετέχοντες στον Βοηθό προγραμματισμού.
Image -
Επιλέξτε Αποστολή ενημέρωσης.
Image
