Το Microsoft Teams είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο συνεργασίας που υποστηρίζει συνομιλία, βιντεοκλήσεις, κοινή χρήση αρχείων, κοινή χρήση οθόνης και άλλα εργαλεία για τη διευκόλυνση της συντονισμένης παραγωγικότητας. Κάθε χρήστης του Microsoft Office πρέπει να γνωρίζει πώς να χρησιμοποιεί το Microsoft Teams.
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για την έκδοση desktop του Microsoft Teams, την έκδοση Microsoft 365 για προγράμματα περιήγησης ιστού και τις εφαρμογές για κινητά για iOS και Android.
Ποιος μπορεί να εγγραφεί στο Microsoft Teams;
Όταν ρυθμίζετε το Microsoft Teams για έναν οργανισμό, ο αριθμός των χρηστών που μπορούν να έχουν πρόσβαση στις πλήρεις δυνατότητες του εξαρτάται από τον αριθμό των αδειών που αγοράστηκαν. Μπορείτε να προσκαλέσετε επιπλέον χρήστες του Microsoft 365 που δεν έχουν πρόσβαση στο Microsoft Teams ως επισκέπτες χωρίς να αγοράσετε πρόσθετες άδειες χρήσης, αλλά θα έχουν περιορισμένη πρόσβαση. Μια μεμονωμένη ομάδα μπορεί να έχει έως και 2.500 μέλη, συμπεριλαμβανομένων αδειοδοτημένων χρηστών και προσκεκλημένων.
Μια συνδρομή στο Microsoft 365 δεν είναι απαραίτητη για τη χρήση του Microsoft Teams, αλλά απαιτείται για τη χρήση ορισμένων λειτουργιών.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τις ομάδες
Το
Το Microsoft Teams μοιάζει πολύ με το Slack. Για παράδειγμα, όταν αναφέρετε άλλα μέλη της ομάδας σε συνομιλίες πληκτρολογώντας @ name, ο χρήστης λαμβάνει μια ειδοποίηση στην καρτέλα Δραστηριότητα. Όλοι οι χρήστες μπορούν να δουν ολόκληρα τα αρχεία καταγραφής συνομιλιών στις ομάδες και στα κανάλια στα οποία έχουν πρόσβαση.
Όταν δημιουργείτε μια ομάδα, δημιουργείτε αυτόματα και τα ακόλουθα:
- Μια ομάδα του Office 365
- Ένα πρόγραμμα Microsoft Planner
- Ένας ιστότοπος ομάδας του SharePoint
- Ένα κοινόχρηστο σημειωματάριο OneNote
Όταν κάνετε αλλαγές σε οποιαδήποτε από αυτές τις εφαρμογές, συγχρονίζονται αυτόματα με τις άλλες. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsft Planner για να ορίσετε υπενθυμίσεις για ομάδες και οι συσκέψεις που έχουν προγραμματιστεί στο Microsoft Teams να συγχρονίζονται αυτόματα με το ημερολόγιό σας στο Outlook.
Χρησιμοποιήστε τη γραμμή εντολών στο επάνω μέρος της διεπαφής για να αναζητήσετε συνομιλίες, εφαρμογές και αρχεία. Πληκτρολογήστε κάθετο προς τα εμπρός (/) για να εμφανίσετε μια λίστα με συντομεύσεις εντολών.
Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα στο Microsoft Teams
Για να δημιουργήσετε μια ομάδα στην εφαρμογή συνεργασίας της Microsoft:
-
Επιλέξτε Ομάδες στη γραμμή εργαλείων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία ομάδας.
Image -
Επιλέξτε Χτίστε μια ομάδα από την αρχή.
Image Επιλέξτε Δημιουργία από εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια ομάδα χρησιμοποιώντας μια υπάρχουσα ομάδα του Microsoft 365.
-
Επιλέξτε Ιδιωτικό, Δημόσιο ή Οργανισμού για να προσδιορίσετε ποιος έχει πρόσβαση στο ομάδα.
Image Όταν προσθέτετε μέλη σε μια ιδιωτική ομάδα, μπορείτε να τα ορίσετε ως Μέλος ή Ιδιοκτήτης. Μόνο οι κάτοχοι μπορούν να προσκαλέσουν επιπλέον μέλη.
-
Δώστε στην ομάδα ένα όνομα και μια περιγραφή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία.
Image -
Μπορείτε να αρχίσετε να προσκαλείτε χρήστες να συμμετάσχουν αμέσως ή επιλέξτε Παράλειψη για να το κάνετε αργότερα.
Image -
Μπορείτε πλέον να επιλέξετε τις ελλείψεις (…) δίπλα στο όνομα της ομάδας για να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε μέλη, να διαχειριστείτε τις ρυθμίσεις της ομάδας και πολλά άλλα. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε Λήψη συνδέσμου προς την ομάδα, θα λάβετε μια διεύθυνση URL που μπορείτε να αντιγράψετε και να στείλετε σε άλλους για να τους προσκαλέσετε να συμμετάσχουν.
- Επιλέξτε Προσθήκη καναλιού για να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή ενότητα στην ομάδα για συγκεκριμένα θέματα.
- Για να συμμετάσχετε σε υπάρχουσες ομάδες ή να δημιουργήσετε μια νέα, επιλέξτε Εγγραφή ή δημιουργήστε μια ομάδα στην κάτω αριστερή γωνία στο παράθυρο Ομάδες.
Image
Επιλέξτε το συν (+) στα δεξιά του ονόματος της ομάδας για να προσθέσετε συντομεύσεις σε διάφορες εφαρμογές, κοινόχρηστα αρχεία και σελίδες Wiki.
Βιντεοκλήσεις στο Microsoft Teams
Ενώ βρίσκεστε σε μια συγκεκριμένη ομάδα ή κανάλι, επιλέξτε το εικονίδιο βιντεοκάμερα στο κάτω μέρος του παραθύρου συνομιλίας για να ξεκινήσετε μια βιντεοκλήση. Θα σας ζητηθεί να στείλετε συνδέσμους πρόσκλησης σε άλλα μέλη της ομάδας μέσω email. Μπορείτε να προγραμματίσετε συσκέψεις με το Microsoft Outlook ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή όπως το Calendar BOT.
Κατά τη συνομιλία, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση της οθόνης σας επιλέγοντας το εικονίδιο Κοινή χρήση (η οθόνη με το επάνω βέλος) στην επάνω δεξιά γωνία της διεπαφής συνομιλίας.
Ενσωματώσεις εφαρμογών Microsoft Teams
Η ομάδα της Microsoft ενσωματώνεται με εκατοντάδες εφαρμογές τρίτων και υπηρεσίες ιστού όπως το Trello, το GitHub και το Evernote. Επιλέξτε Εφαρμογές στη γραμμή εργαλείων για να δείτε όλες τις επιλογές σας. Ορισμένες εφαρμογές τρίτων απαιτούν επιπλέον συνδρομή επί πληρωμή, αλλά πολλές είναι δωρεάν. Αφού προσθέσετε μια εφαρμογή, επιλέξτε τις ελλείψεις (…) στη γραμμή εργαλείων για πρόσβαση σε αυτήν.
Κοινή χρήση αρχείων στο Microsoft Teams
Μία από τις καλύτερες δυνατότητες συνεργασίας του Microsoft Teams είναι η δυνατότητα κοινής χρήσης αρχείων μεταξύ των χρηστών. Η κοινή χρήση αρχείων με την ομάδα σας είναι απλή και μπορεί να γίνει με λίγα απλά βήματα.
-
Εισαγάγετε μια ομάδα ή ένα κανάλι και επιλέξτε την καρτέλα Files στο επάνω μέρος της διεπαφής για να ανεβάσετε και να κατεβάσετε αρχεία.
Image -
Μπορείτε να επιλέξετε Files στη γραμμή εργαλείων για να δείτε όλα τα αρχεία στα οποία έχετε πρόσβαση για κάθε ομάδα σας.
Image -
Επιλέξτε Προσθήκη χώρου αποθήκευσης στο cloud για συγχρονισμό με το Google Drive, το Dropbox ή άλλο πάροχο αποθήκευσης αρχείων. Έχετε επίσης την επιλογή να αποθηκεύσετε αρχεία στο προσωπικό σας OneDrive.
Image
Ρυθμίσεις απορρήτου της Microsoft Teams
Εάν έχετε Επιχειρηματικό Σχέδιο Microsoft 365, ο διαχειριστής του λογαριασμού μπορεί να διαχειρίζεται όλους τους χρήστες, τις ρυθμίσεις και τις εφαρμογές τρίτων του Microsoft Teams από το Κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365.
Οποιοσδήποτε μπορεί να αλλάξει το θέμα του Microsoft Teams από το μενού ρυθμίσεων.
Βέλτιστες πρακτικές της Microsoft Teams
Ακολουθούν μερικές γενικές συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις ομάδες:
- Δημιουργήστε κανόνες οργάνωσης για την ονομασία αρχείων και καναλιών ώστε να είναι συνεπείς.
- Αναγνωρίστε και απαντήστε σε αιτήματα χρησιμοποιώντας το κουμπί "Μου αρέσει" για να επιταχύνετε τη διαδικασία έγκρισης.
- Εκμεταλλευτείτε τα ρομπότ για να αυτοματοποιήσετε εργασίες όπως ο προγραμματισμός συσκέψεων.
- Δοκιμάστε το βίντεο και τον ήχο του υπολογιστή σας πριν ξεκινήσετε ή συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη.
Μπορείτε να βρείτε εκπαιδευτικά βίντεο για το Microsoft Teams και δωρεάν εκπαιδευτικό υλικό Microsoft Teams στον ιστότοπο υποστήριξης του Microsoft Office.
