Microsoft Access - ένα μέρος της σουίτας γραφείου του Microsoft 365 - προσφέρει μια ισχυρή σχεσιακή βάση δεδομένων επιτραπέζιου υπολογιστή που δεν χρειάζεται διακομιστή για να εκτελεστεί. Οι βάσεις δεδομένων πρόσβασης λειτουργούν από ένα σταθερό αρχείο στον σκληρό σας δίσκο ή ένα κοινόχρηστο στοιχείο δικτύου και προσφέρει εξελιγμένα εργαλεία για τη δημιουργία πινάκων, ερωτημάτων, φορμών και αναφορών.
Ξεκινώντας και σημαντικοί όροι στην Access
Εκκινήστε τη Microsoft Access. Από το στοιχείο μενού Create, επιλέξτε Πίνακας. Ένας πίνακας είναι η βασική μονάδα αποθήκευσης σε μια βάση δεδομένων. Μέσα σε ένα αντικείμενο όπως ένας πίνακας, οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε συνδυασμούς χαρακτηριστικών/τιμών.
Ακολουθούν ορισμένοι σημαντικοί όροι που πρέπει να γνωρίζετε όταν χρησιμοποιείτε την Access:
- Πεδία: Στοιχεία δεδομένων σε πίνακα που αντιστοιχεί σε στήλες.
- Βάση δεδομένων: Μια βάση δεδομένων είναι μια σειρά από καλά καθορισμένα αντικείμενα που συνδέετε με σχέσεις.
- Φόρμα: Μια γραφική διεπαφή στην οποία εισάγετε πληροφορίες σε έναν πίνακα.
- Queries: Ένα ερώτημα αποστάζει κάποιο υποσύνολο ενός ή περισσότερων πινάκων για να καταλήξει σε ένα μοναδικό σύνολο πληροφοριών επί τόπου.
- Εγγραφές: Στοιχεία δεδομένων σε πίνακα που αντιστοιχεί σε σειρές.
- Αναφορές: Τα περιεχόμενα ενός πίνακα ή τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος. Οι αναφορές είναι εκτυπώσιμες περιλήψεις πληροφοριών.
- Πίνακες: Δομημένες, καλά καθορισμένες συλλογές χαρακτηριστικών. Η οργάνωση ενός πίνακα προέρχεται από πεδία (στήλες) και εγγραφές (γραμμές).
Σχέσεις αντικειμένων στην Access
Όλοι οι πίνακες σχετίζονται μεταξύ τους μέσω μιας σειράς σχέσεων. Η Microsoft Access είναι ένα σχεσιακό σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, που σημαίνει ότι επιβάλλει κανόνες που διέπουν τον τρόπο με τον οποίο τα δεδομένα σε έναν πίνακα σχετίζονται με τα δεδομένα ενός άλλου πίνακα.
Πώς να χρησιμοποιήσετε φόρμες στην Access
Χρησιμοποιήστε μια φόρμα για να διευκολύνετε την τακτική εισαγωγή των εγγραφών στη βάση δεδομένων. Οι φόρμες είναι γραφικά εργαλεία βελτιστοποιημένα για να υποστηρίζουν την εισαγωγή δεδομένων. Αντί να προσθέτουν πληροφορίες απευθείας στον πίνακα, οι χρήστες θα τις εισάγουν σε μια φόρμα, η οποία είναι πιο εύκολη στην πλοήγηση και την ανάγνωση.
Κατώτατη γραμμή
Τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος δεν ταιριάζουν απόλυτα με τα αποτελέσματα ενός πίνακα. Αντίθετα, ένα ερώτημα αντλεί από έναν ή περισσότερους πίνακες χρησιμοποιώντας σύνθετους κανόνες φιλτραρίσματος και ταξινόμησης για να επιστρέψει ένα αποτέλεσμα που μοιάζει με πίνακα που τροφοδοτεί μια αναφορά ή ένα δομημένο αρχείο εξαγωγής.
Αναφορές στην Access
Χρησιμοποιήστε μια αναφορά για να λάβετε τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος ή τα περιεχόμενα ενός πίνακα και να δημιουργήσετε μια αναγνώσιμη έκδοση που μπορείτε εύκολα να εκτυπώσετε ή να μοιραστείτε σε μια οθόνη. Οι αναφορές συνοψίζουν το σύνολο ή μέρος των περιεχομένων ενός πίνακα.
Κατώτατη γραμμή
Το Microsoft Access είναι ένα εργαλείο αναφοράς διεπαφής που αντλεί δεδομένα από αρχεία δοκιμής, υπολογιστικά φύλλα Excel, βάσεις δεδομένων SQL ή Azure, Microsoft Outlook ή δεκάδες άλλες πηγές πληροφοριών. Με την εισαγωγή συνδεδεμένων πινάκων ή εισαγόμενων πηγών δεδομένων, είστε ελεύθεροι να χρησιμοποιήσετε την Access ως εργαλείο ερωτημάτων και ως παράγοντα αναφοράς. Η Access υποστηρίζει επίσης τη δημοσίευση αναφορών και δεδομένων σε άλλες βάσεις δεδομένων και στην πλατφόρμα Microsoft SharePoint.
Μορφές εξόδου στην Access
Στο μεγαλύτερο μέρος, οι πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων της Access παραμένουν σε αυτήν. Ωστόσο, τα ερωτήματα και οι αναφορές εξάγονται καθαρά από τη βάση δεδομένων σε μορφές Excel, απλού κειμένου, XML, PDF ή XPS. Επιπλέον, η Access τροφοδοτεί λίστες διανομής Microsoft Outlook και Microsoft Word.
