Η δημιουργία ενός πίνακα εργαλείων του Microsoft Excel περιλαμβάνει την άντληση πληροφοριών από πολλές πηγές, ώστε να μπορείτε να προβάλετε αυτά τα δεδομένα σε ένα μέρος. Το Excel προσφέρει διάφορους τρόπους για να το κάνετε αυτό, γεγονός που το καθιστά ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία αναφοράς πίνακα εργαλείων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Οι πληροφορίες σε αυτόν τον οδηγό ισχύουν για Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 και Excel για Mac.
Τι είναι ένας πίνακας ελέγχου του Excel;
Ο πίνακας ελέγχου δεδομένων είναι ένα εργαλείο που σας βοηθά να παρακολουθείτε και να αναλύετε οπτικά τις μετρήσεις που είναι πιο σημαντικές για εσάς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα ελέγχου για να παρακολουθείτε την απόδοση της επιχείρησής σας, την αποτελεσματικότητα μιας διαδικασίας παραγωγής ή την απόδοση του προσωπικού στο τμήμα πωλήσεών σας.
Ανεξάρτητα από το πώς χρησιμοποιείτε έναν πίνακα εργαλείων, η ιδέα είναι πάντα η ίδια: Τα υπολογιστικά φύλλα φόντου αντλούν δεδομένα από αρχεία, υπηρεσίες ή συνδέσεις API σε βάσεις δεδομένων και άλλες πηγές. Το κύριο φύλλο εμφανίζει δεδομένα από αυτά τα πολλά φύλλα σε ένα μέρος, όπου μπορείτε να τα δείτε όλα με μια ματιά.
Τα τυπικά στοιχεία ενός πίνακα εργαλείων δεδομένων στο Excel περιλαμβάνουν:
- Διαγράμματα
- Γραφήματα
- Μετρητές
- Χάρτες
Μπορείτε να δημιουργήσετε δύο τύπους πινάκων εργαλείων. Για την αναφορά του πίνακα εργαλείων, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν στατικό πίνακα ελέγχου από δεδομένα σε άλλα φύλλα που μπορείτε να στείλετε σε κάποιον σε μια αναφορά του Word ή του PowerPoint. Ένας δυναμικός πίνακας ελέγχου είναι ένας χρήστης που μπορεί να δει μέσα στο Excel και ενημερώνεται κάθε φορά που ενημερώνονται τα δεδομένα στα άλλα φύλλα.
Μεταφορά δεδομένων σε έναν πίνακα ελέγχου του Excel
Η πρώτη φάση της δημιουργίας ενός πίνακα ελέγχου του Excel είναι η εισαγωγή δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα από διάφορες πηγές.
Πιθανές πηγές για εισαγωγή δεδομένων στο Excel περιλαμβάνουν:
- Άλλα αρχεία βιβλίου εργασίας του Excel
- Αρχεία κειμένου, CSV, XML ή JSON
- βάση δεδομένων SQL
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook και άλλες ιστοσελίδες
- Οποιαδήποτε άλλη βάση δεδομένων που υποστηρίζει ODBC ή OLEDB
- Πηγές Ιστού (οποιοσδήποτε ιστότοπος που περιέχει πίνακες δεδομένων)
Με τόσες πολλές πιθανές πηγές δεδομένων, η δυνατότητα των δεδομένων που μπορείτε να φέρετε στο Excel για να δημιουργήσετε χρήσιμους πίνακες εργαλείων είναι απεριόριστη.
Για να εισαγάγετε μια πηγή δεδομένων:
-
Ανοίξτε ένα κενό φύλλο εργασίας του Excel. Επιλέξτε το μενού Data και στο αναπτυσσόμενο μενού Λήψη δεδομένων, επιλέξτε τον τύπο δεδομένων που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την πηγή δεδομένων.
Image -
Περιηγηθείτε στο αρχείο ή σε άλλη πηγή δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε και επιλέξτε το. Επιλέξτε Εισαγωγή.
Image -
Ανάλογα με τον τύπο πηγής δεδομένων που επιλέγετε, θα δείτε διαφορετικά πλαίσια διαλόγου για τη μετατροπή των δεδομένων σε μορφή υπολογιστικού φύλλου Excel.
Image -
Το φύλλο θα συμπληρωθεί με όλα τα δεδομένα από το εξωτερικό αρχείο ή τη βάση δεδομένων.
Image -
Για να ανανεώνετε τα δεδομένα έτσι ώστε να ανεβάζουν τακτικά τυχόν αλλαγές που γίνονται στην εξωτερική πηγή δεδομένων, επιλέξτε το εικονίδιο Refresh στη δεξιά πλευρά των ερωτημάτων και Συνδέσεις παράθυρο.
Image -
Επιλέξτε τις τρεις τελείες δίπλα στον σύνδεσμο EDIT στο κάτω μέρος του παραθύρου ανανέωσης και επιλέξτε Ιδιότητες.
Image -
Διαμορφώστε τα δεδομένα για ανανέωση από την πηγή δεδομένων σε τακτά χρονικά διαστήματα, ρυθμίζοντας το Ανανέωση κάθε xx λεπτά σε οποιοδήποτε διάστημα θέλετε να ενημερώσετε τα δεδομένα.
Η ανανέωση δεδομένων από εξωτερικές πηγές είναι χρήσιμη, αλλά μπορεί να καταναλώσει χρόνο CPU εάν κάνετε τον ρυθμό ανανέωσης πολύ συχνό. Επιλέξτε έναν ρυθμό ανανέωσης που διατηρεί τα δεδομένα ενημερωμένα τόσο συχνά όσο αλλάζουν στην πηγή, αλλά όχι τόσο συχνά ώστε να αντιγράφετε μόνο τα ίδια δεδομένα κάθε φορά.
Image - Επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία σε νέα, ξεχωριστά φύλλα εργασίας μέχρι να εισαγάγετε όλα τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο νέο σας πίνακα ελέγχου.
- Τέλος, δημιουργήστε ένα νέο φύλλο εργασίας, τοποθετήστε το ως το πρώτο φύλλο εργασίας στο βιβλίο εργασίας και μετονομάστε το Πίνακας ελέγχου.
Πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα ελέγχου του Excel
Τώρα που έχετε όλα τα δεδομένα που χρειάζεστε στο βιβλίο εργασίας του Excel και όλα αυτά τα δεδομένα ανανεώνονται αυτόματα, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε τον πίνακα ελέγχου του Excel σε πραγματικό χρόνο.
Το παράδειγμα πίνακα ελέγχου παρακάτω θα χρησιμοποιεί δεδομένα καιρού από ιστότοπους από όλο το διαδίκτυο.
Μερικές φορές, όταν εισάγετε δεδομένα από εξωτερικές πηγές, δεν μπορείτε να σχεδιάσετε τα εισαγόμενα δεδομένα. Η λύση για αυτό είναι να δημιουργήσετε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο και σε κάθε κελί, πληκτρολογήστε =convert(και επιλέξτε τα δεδομένα από το εισαγόμενο υπολογιστικό φύλλο. Για τις παραμέτρους μονάδας, απλώς επιλέξτε τις ίδιες παραμέτρους για πριν Συμπληρώστε ολόκληρο το φύλλο με την ίδια λειτουργία, ώστε όλα τα δεδομένα να αντιγραφούν στο νέο φύλλο και να μετατραπούν σε αριθμούς που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στα διάφορα γραφήματα που θα δημιουργήσετε για τον πίνακα ελέγχου σας.
-
Δημιουργήστε ένα Γράφημα ράβδων για να εμφανίσετε ένα μόνο σημείο δεδομένων. Για παράδειγμα, για να εμφανίσετε την τρέχουσα σχετική υγρασία (από 0 έως 100 τοις εκατό), θα δημιουργήσετε ένα γράφημα ράβδων με το 0 τοις εκατό ως το χαμηλότερο σημείο και το 100 τοις εκατό ως το υψηλότερο σημείο. Πρώτα, επιλέξτε το μενού Insert και, στη συνέχεια, επιλέξτε το γράφημα ράβδων 2D Clustered Column.
Image -
Στο μενού Chart Design, από την ομάδα Data, επιλέξτε Select Data.
Image -
Στο παράθυρο Επιλογή πηγής δεδομένων που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο πεδίο Εύρος δεδομένων γραφήματος και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί στα δεδομένα υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να εμφανίσετε με αυτό το γράφημα ράβδων.
Image -
Αλλάξτε τον τίτλο του γραφήματος ώστε να ταιριάζει με τα δεδομένα που εμφανίζετε. Ενημερώστε τα όρια του άξονα ώστε να είναι από 0 έως 100 τοις εκατό. Στη συνέχεια, μετακινήστε το γράφημα στην περιοχή της παύλας όπου θέλετε να το εμφανίσετε.
Image -
Επαναλάβετε τα ίδια βήματα παραπάνω για να δημιουργήσετε γραφήματα ράβδων για οποιαδήποτε άλλα μεμονωμένα σημεία δεδομένων θέλετε να γραφτάσετε. Κάντε το εύρος των αξόνων το ελάχιστο και το μέγιστο για αυτές τις μετρήσεις. Για παράδειγμα, ένα καλό εύρος βαρομετρικής πίεσης θα ήταν από 28 έως 32.
Η επιλογή του σωστού εύρους δεδομένων είναι σημαντική, επειδή εάν χρησιμοποιείτε μόνο την προεπιλογή, η κλίμακα μπορεί να είναι πολύ μεγάλη για τα δεδομένα, αφήνοντας κυρίως κενά γραφήματα ράβδων. Αντίθετα, διατηρήστε το ελάχιστο και το μέγιστο άκρο της κλίμακας του άξονα μόνο ελαφρώς χαμηλότερα και υψηλότερα από τις ακραίες πιθανές τιμές των δεδομένων σας.
Image -
Δημιουργήστε ένα Γράφημα γραμμών για να εμφανίσετε μια τάση δεδομένων. Για παράδειγμα, για να εμφανίσετε ένα ιστορικό τοπικών θερμοκρασιών για την περιοχή σας, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα γραμμικό γράφημα που να καλύπτει τον τελευταίο αριθμό ημερών δεδομένων που μπορείτε να εισαγάγετε από τον πίνακα του ιστότοπου καιρού. Πρώτα, επιλέξτε το μενού Εισαγωγή, επιλέξτε το γράφημα 2D Περιοχή.
Image -
Στο μενού Chart Design, από την ομάδα Data, επιλέξτε Select Data.
Image -
Στο παράθυρο Επιλογή πηγής δεδομένων που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο πεδίο Εύρος δεδομένων γραφήματος και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα κελιά στα δεδομένα υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να εμφανίσετε με αυτό το γραμμικό γράφημα.
Image -
Αλλάξτε τον τίτλο του γραφήματος ώστε να ταιριάζει με τα δεδομένα που εμφανίζετε και μετακινήστε το γράφημα στην περιοχή της παύλας όπου θέλετε να το εμφανίσετε.
Τα γραφήματα είναι πολύ ευέλικτα όταν τα τοποθετείτε σε έναν πίνακα ελέγχου. Μπορείτε να αλλάξετε τη θέση, καθώς και το μέγεθος και το σχήμα του γραφικού στοιχείου. Χρησιμοποιήστε αυτήν την ευελιξία για να σχεδιάσετε οργανωμένους πίνακες εργαλείων που παρέχουν όσες περισσότερες πληροφορίες στον χρήστη στον μικρότερο χώρο.
Image -
Δημιουργήστε ένα Textbox για εμφάνιση δεδομένων συμβολοσειράς από φύλλα που έχετε εισαγάγει. Για παράδειγμα, για να δείτε ενημερώσεις προειδοποίησης καιρού στον πίνακα ελέγχου, συνδέστε το περιεχόμενο του πλαισίου κειμένου σε ένα κελί στο εισαγόμενο φύλλο δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το μενού Insert, επιλέξτε Text και, στη συνέχεια, επιλέξτε το Textbox
Image -
Τοποθετήστε τον κέρσορα του ποντικιού στο πεδίο του τύπου, πληκτρολογήστε =και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί στον πίνακα δεδομένων που έχει εισαχθεί που περιέχει τα δεδομένα συμβολοσειράς που θέλετε να εμφανίσετε.
Image -
Επιλέξτε το πλαίσιο κειμένου και χρησιμοποιήστε το παράθυρο Format Shape στα δεξιά για να μορφοποιήσετε την περιοχή εμφάνισης κειμένου στον πίνακα ελέγχου σας.
Image -
Μπορείτε επίσης να συγκρίνετε δύο σημεία δεδομένων στα εισαγόμενα φύλλα δεδομένων χρησιμοποιώντας διαγράμματα πίτας Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να εμφανίσετε τη σχετική υγρασία με τη μορφή γραφήματος πίτας. Πρώτα, επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίσετε και στο μενού Insert, επιλέξτε το γράφημα 2D Pie.
Τα γραφήματα πίτας συγκρίνουν δύο ή περισσότερες τιμές. Εάν εμφανίζετε ένα ποσοστό όπως η σχετική υγρασία, ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε με μη αυτόματο τρόπο ένα άλλο κελί που αφαιρεί αυτήν την τιμή από το 100% για να τη συγκρίνετε με τη δεύτερη τιμή. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα ένα γράφημα πίτας που εμφανίζει την ποσοστιαία τιμή ως μέρος του συνολικού πιθανού 100 τοις εκατό.
-
Αλλάξτε τον τίτλο του γραφήματος ώστε να ταιριάζει με τα δεδομένα που εμφανίζετε και, στη συνέχεια, μετακινήστε το γράφημα στην περιοχή της παύλας όπου θέλετε να το εμφανίσετε.
Image - Προσθέτοντας διάφορους τύπους γραφημάτων δεδομένων, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν χρήσιμο πίνακα εργαλείων που εμφανίζει όλους τους τύπους δεδομένων σε έναν βολικό πίνακα ελέγχου.
Προσθήκη οπτικής έκκλησης και περιβάλλοντος με χρώμα
Ένας άλλος τρόπος για να προσθέσετε σαφήνεια στον πίνακα εργαλείων σας είναι δίνοντας στα γραφήματα ράβδων σας ένα γέμισμα διαβάθμισης που απεικονίζει ένα προειδοποιητικό χρώμα όπως το κόκκινο για περιοχές των δεδομένων που μπορεί να μην είναι καλές.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δείξετε ότι μια σχετική υγρασία άνω του 75% είναι άβολη, μπορείτε να αλλάξετε ανάλογα το γέμισμα της κλίσης του γραμμικού γραφήματος. Να πώς.
-
Κάντε δεξί κλικ στο εξωτερικό περίγραμμα ενός γραφήματος ράβδων και επιλέξτε Μορφοποίηση περιοχής γραφήματος.
Image -
Επιλέξτε το εικονίδιο Γέμισμα στο παράθυρο Μορφοποίηση περιοχής γραφήματος και αλλάξτε την επιλογή σε Γέμισμα διαβάθμισης.
Image -
Επιλέξτε κάθε εικονίδιο επιπέδου κατά μήκος της γραμμής πλήρωσης ντεγκραντέ και αλλάξτε το χρώμα και το σκούρο ώστε να ταιριάζουν με το πόσο "καλό" ή "κακό" είναι αυτό το επίπεδο. Σε αυτό το παράδειγμα, η υψηλή σχετική υγρασία ξεθωριάζει σε σκούρο κόκκινο.
Image - Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία για κάθε γράφημα όπου η προσθήκη χρώματος περιβάλλοντος στο γράφημα έχει νόημα για αυτό το σημείο δεδομένων.
Πώς οι πίνακες ελέγχου του Excel ενημερώνονται αυτόματα
Μόλις δημιουργήσετε έναν πίνακα ελέγχου, δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα για να ενημερώσετε τα γραφικά. Όλα τα δεδομένα σε αυτά τα γραφήματα και τα γραφικά στοιχεία ενημερώνονται ως εξής:
- Φύλλα με εισαγόμενη ανανέωση δεδομένων την ημερομηνία που ορίσατε όταν δημιουργήσατε για πρώτη φορά την εισαγωγή δεδομένων.
- Τυχόν πρόσθετα φύλλα που δημιουργήσατε για να διορθώσετε ή να διαμορφώσετε εκ νέου τα δεδομένα από τα εισηγμένα φύλλα θα ενημερωθούν με τα νέα δεδομένα σε αυτά τα φύλλα.
- Κάθε γραφικό στοιχείο στον πίνακα ελέγχου ενημερώνεται αυτόματα για να εμφανίζει τα νέα δεδομένα μέσα σε αυτά τα ενημερωμένα φύλλα για τα εύρη που επιλέξατε όταν δημιουργήσατε αυτά τα γραφήματα.
Αυτές οι ενημερώσεις γίνονται αυτόματα όσο το Excel είναι ανοιχτό.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τους πίνακες ελέγχου του Excel
Η δημιουργία πινάκων εργαλείων στο Excel μπορεί να είναι χρήσιμη για πολλούς διαφορετικούς λόγους. Ωστόσο, είναι σημαντικό να τα δημιουργείτε με βάση μια συγκεκριμένη ανάγκη, αντί να προσπαθείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα ελέγχου που να κάνει τα πάντα.
Γ.
Αυτό το είδος πίνακα εργαλείων δεν θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες που δεν σχετίζονται με την απόδοση των πωλήσεων, διαφορετικά ο πίνακας εργαλείων μπορεί να γεμίσει υπερβολικά. Ένας ακατάστατος πίνακας εργαλείων καθιστά πιο δύσκολο να δείτε τις σχέσεις και τα μοτίβα δεδομένων που έχουν σημασία.
Άλλες σκέψεις κατά την κατασκευή πινάκων εργαλείων:
- Χρησιμοποιήστε τα σωστά γραφήματα για τα σωστά δεδομένα.
- Μην χρησιμοποιείτε πάρα πολλά χρώματα στον πίνακα ελέγχου.
- Διαμόρφωση του πίνακα ελέγχου με παρόμοια δεδομένα και τύπους γραφημάτων σε κοινά μπλοκ.
- Βεβαιωθείτε ότι κάθε γράφημα εμφανίζει απλές ετικέτες και δεν είναι πολύ ακατάστατο.
- Οργάνωσε γραφικά στοιχεία σε ιεραρχία σημασίας, με τις πιο σημαντικές πληροφορίες στο επάνω αριστερό μέρος του πίνακα ελέγχου.
- Χρησιμοποιήστε μορφοποίηση υπό όρους για να βεβαιωθείτε ότι όταν οι αριθμοί είναι κακοί είναι κόκκινοι και όταν είναι καλοί είναι πράσινοι.
Το πιο σημαντικό, χρησιμοποιήστε τη δημιουργικότητα για να σχεδιάσετε πίνακες εργαλείων που είναι ενημερωτικοί και ενδιαφέροντες στη χρήση.
