Πριν ζητήσετε από τα μέλη της ομάδας σας να ελέγξουν τα φύλλα εργασίας του Excel, ενεργοποιήστε την παρακολούθηση αναθεωρήσεων του Excel για το κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας σας. Όταν χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα αλλαγών κομματιού παλαιού τύπου στο Excel, θα δείτε ποιος έκανε αλλαγές στο φύλλο εργασίας ή στο βιβλίο εργασίας και τις αλλαγές που έκαναν. Αφού η ομάδα σας ολοκληρώσει τον έλεγχο, συγκρίνετε τα αρχικά σας δεδομένα με τα αλλαγμένα δεδομένα των αναθεωρητών. Στη συνέχεια, αποδεχτείτε ή απορρίψτε τις αλλαγές τους και απενεργοποιήστε την παρακολούθηση αλλαγών για να οριστικοποιήσετε το έγγραφο.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Excel για Microsoft 365, Excel 2019 και Excel 2016.
Μπορείτε να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel;
Όταν θέλετε η ομάδα σας να ελέγξει και να επεξεργαστεί το βιβλίο εργασίας του Excel, έχετε δύο επιλογές. Εάν όλοι στην ομάδα σας χρησιμοποιούν το Excel για Microsoft 365, η δυνατότητα από κοινού συγγραφής είναι ένας απλός και γρήγορος τρόπος για να ελέγξετε ένα έγγραφο. Εάν θέλετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις αναθεωρήσεις που έγιναν ή εάν τα μέλη της ομάδας σας εργάζονται με παλαιότερες εκδόσεις του Excel, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Παρακολούθησης αλλαγών παλαιού τύπου.
Δεν θα βρείτε την επιλογή παρακολούθησης αλλαγών στο Excel για Microsoft 365 και Excel 2019 στην κορδέλα του Excel. Θα δείτε μόνο τις εντολές αλλαγών κομματιού στην καρτέλα Αναθεώρηση του Excel 2016 και παλαιότερων εκδόσεων. Η επιλογή είναι διαθέσιμη σε νεότερες εκδόσεις του Excel, αλλά θα χρειαστεί να προσθέσετε τις σχετικές εντολές αλλαγών κομματιού σε μια νέα ομάδα στην καρτέλα Αναθεώρηση.
Η Microsoft συνιστά να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα από κοινού συγγραφής του Excel, η οποία αντικαθιστά τα Κοινόχρηστα βιβλία εργασίας. Με τη συγγραφή, θα δείτε τις αλλαγές που κάνουν οι άλλοι σε πραγματικό χρόνο και οι αλλαγές κάθε ατόμου μπορεί να έχουν διαφορετικό χρώμα. Ωστόσο, η από κοινού συγγραφή δεν παρακολουθεί τις αλλαγές και δεν μπορείτε να απορρίψετε τις αλλαγές για να επαναφέρετε τα αρχικά σας δεδομένα. Η από κοινού συγγραφή είναι διαθέσιμη μόνο με συνδρομή στο Microsoft 365.
Ενεργοποίηση παρακολούθησης αλλαγών σε νεότερες εκδόσεις του Excel
Για να ενεργοποιήσετε την παλαιού τύπου λειτουργία Track Changes στα Windows:
-
Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Επιλογές.
Image -
Στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές Excel, επιλέξτε Προσαρμογή Κορδέλας.
Image -
Επιλέξτε την εντολή Choose από το αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε Όλες οι εντολές.
Image -
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Προσαρμογή της Κορδέλας και επιλέξτε Κύριες καρτέλες.
Image -
Ανάπτυξη και επισήμανση της κατηγορίας Review.
Image -
Επιλέξτε Νέα Ομάδα.
Image -
Βεβαιωθείτε ότι η καταχώριση New Group είναι επισημασμένη και, στη συνέχεια, επιλέξτε Μετονομασία.
Image -
Στο παράθυρο διαλόγου Μετονομασία, εισαγάγετε ένα εμφανιζόμενο όνομα για την ομάδα. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Track Changes.
Image - Επιλέξτε OK για να εφαρμόσετε την αλλαγή και κλείστε το παράθυρο διαλόγου Μετονομασία.
-
Στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές Excel, μεταβείτε στη λίστα Όλες οι εντολές και, στη συνέχεια, επιλέξτε καθένα από τα ακόλουθα:
- Σύγκριση και συγχώνευση βιβλίων εργασίας (παλαιού τύπου)
- Προστασία κοινής χρήσης (Legacy)
- Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας (παλαιού τύπου)
- Προβολή αλλαγών (παλαιού τύπου)
Αφού επιλέξετε κάθε εντολή, επιλέξτε Add για να προσθέσετε αυτήν την εντολή στην καρτέλα Review.
Image - Επιλέξτε OK για να εφαρμόσετε τις αλλαγές σας και κλείστε το παράθυρο διαλόγου Excel Options.
-
Οι τέσσερις εντολές αλλαγών κομματιού εμφανίζονται στην καρτέλα Review στη νέα ομάδα που δημιουργήσατε.
Image
Πώς να ενεργοποιήσετε τις αλλαγές παρακολούθησης στο Excel
Αφού εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες στο φύλλο εργασίας, ενεργοποιήστε τη δυνατότητα παρακολούθησης αλλαγών προτού διαθέσετε το βιβλίο εργασίας του Excel για έλεγχο.
-
Μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση και επιλέξτε Παρακολούθηση αλλαγών > Highlight Changes.
Image - Στο πλαίσιο διαλόγου Highlight Changes, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία.
- Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου When και ορίστε το σε Όλα.
- Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Who και ορίστε το σε Όλοι.
-
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επισήμανση αλλαγών στην οθόνη.
Image - Επιλέξτε OK.
-
Στην καρτέλα Review, επιλέξτε Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας.
Image -
Στο πλαίσιο διαλόγου Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας, μεταβείτε στην καρτέλα Επεξεργασία και επιλέξτε το Χρήση των παλιών κοινόχρηστων βιβλίων εργασίας χαρακτηριστικό αντί της νέας εμπειρίας από κοινού συγγραφής πλαίσιο ελέγχου.
Image - Επιλέξτε OK.
-
Στην καρτέλα Αναθεώρηση, επιλέξτε Προστασία κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας.
Image -
Στο πλαίσιο διαλόγου Προστασία κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Κοινή χρήση με αλλαγές κομματιού.
Image - Επιλέξτε OK.
Κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας
Όταν το κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας σας είναι έτοιμο για έλεγχο, μεταφορτώστε το αρχείο σε μια τοποθεσία στην οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση τα μέλη της ομάδας σας. Για παράδειγμα, ανεβάστε το βιβλίο εργασίας σε μια τοποθεσία SharePoint, φάκελο OneDrive ή Dropbox.
Η δυνατότητα Track Changes δεν λειτουργεί με βιβλία εργασίας που περιέχουν πίνακες. Οι πίνακες πρέπει να μετατραπούν σε εύρος.
Μετά τη μεταφόρτωση του βιβλίου εργασίας, ενημερώστε τα μέλη της ομάδας σας ότι το αρχείο είναι έτοιμο για έλεγχο. Ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Share στο Excel.
Εάν δεν έχετε ρυθμίσει χώρο που να είναι προσβάσιμος σε όλους τους αναθεωρητές, στείλτε με email το αρχείο του βιβλίου εργασίας σε κάθε κριτικό.
Πώς να δείτε και να αποδεχτείτε τις αλλαγές
Αφού όλοι οι αναθεωρητές σας είχαν την ευκαιρία να ελέγξουν και να επεξεργαστούν το βιβλίο εργασίας, ήρθε η ώρα να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε αυτές τις αλλαγές.
-
Μεταβείτε στην καρτέλα Αξιολόγηση και επιλέξτε Παρακολούθηση αλλαγών > Αποδοχή ή Απόρριψη αλλαγών.
Image -
Στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογή αλλαγών για αποδοχή ή απόρριψη, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Where για αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας.
Image - Επιλέξτε OK.
-
Για κάθε αλλαγή, επιλέξτε είτε Αποδοχή είτε Απόρριψη.
Image
Πώς να απενεργοποιήσετε τις αλλαγές παρακολούθησης
Όταν τελειώσετε με την κριτική και δεν θέλετε να συνεχίσετε να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έγιναν στο βιβλίο εργασίας, απενεργοποιήστε τη λειτουργία Παρακολούθηση αλλαγών.
-
Μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση και επιλέξτε Παρακολούθηση αλλαγών > Highlight Changes.
Image -
Στο πλαίσιο διαλόγου Επισήμανση Αλλαγών, καταργήστε την επιλογή όλων των πλαισίων ελέγχου.
Image - Επιλέξτε OK.
