Οργανώστε τα εισερχόμενά σας και κατηγοριοποιήστε τα email σας. Οι κατηγορίες διευκολύνουν την εύρεση email. Για παράδειγμα, ορίστε κατηγορίες για email που περιέχουν συγκεκριμένες λέξεις στη γραμμή Θέμα ή συγκεκριμένους παραλήπτες στη γραμμή Κοιν. Στη συνέχεια, αυτοματοποιήστε τις κατηγορίες δημιουργώντας έναν κανόνα έτσι ώστε το Outlook.com να εφαρμόζει την επιθυμητή κατηγορία όταν το μήνυμα παραδίδεται στα εισερχόμενά σας.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Outlook 2019, 2016, 2013, 2010. Outlook για το Microsoft 365. και Outlook.com.
Αυτόματη εφαρμογή κατηγοριών με κανόνες στο Outlook.com
Για να ρυθμίσετε ένα φίλτρο στο Outlook.com για αυτόματη προσθήκη κατηγοριών στα εισερχόμενα μηνύματα:
- Μεταβείτε στο Outlook.com και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας.
-
Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις και επιλέξτε Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook.
Image - Στο πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις, επιλέξτε Mail > > Κανόνες.
-
Επιλέξτε Προσθήκη νέου κανόνα.
Image - Στο πλαίσιο κειμένου Ονομάστε τον κανόνα σας, εισαγάγετε ένα όνομα για τον κανόνα.
-
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Προσθήκη συνθήκης και επιλέξτε τη συνθήκη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να εκχωρήσετε μια κατηγορία. Για παράδειγμα, για να κατηγοριοποιήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν επισημανθεί ως σημαντικά, επιλέξτε Importance και επιλέξτε High.
-
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Προσθήκη ενέργειας, επιλέξτε Categorize και, στη συνέχεια, επιλέξτε την κατηγορία στην οποία θέλετε να την αντιστοιχίσετε.
Image - Επιλέξτε Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε τον κανόνα.
- Ο νέος κανόνας προστίθεται στο πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις κανόνων και τα εισερχόμενα email που ταιριάζουν με τα κριτήρια του κανόνα αντιστοιχίζονται στην κατηγορία.
Κατάργηση υπάρχοντος κανόνα του Outlook. Com
Αν θέλετε να καταργήσετε οποιονδήποτε από τους κανόνες κατηγορίας που έχετε δημιουργήσει, μεταβείτε στη λίστα Κανόνων (Ρυθμίσεις > > Mail > Rules ) και επιλέξτε Διαγραφή κανόνα (το εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων) για να αφαιρέσετε τον κανόνα από τη λίστα.
Αυτόματη εφαρμογή κατηγοριών με κανόνες χρησιμοποιώντας την εφαρμογή του Outlook Desktop
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κατηγορίες αυτόματα στα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εφαρμογή επιφάνειας εργασίας του Outlook.
- Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook για υπολογιστές και μεταβείτε στην καρτέλα Home.
-
Επιλέξτε Κανόνες > Δημιουργία κανόνα.
Image -
Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία κανόνα, επιλέξτε Σύνθετες επιλογές.
Image -
Στον Οδηγός κανόνων, επιλέξτε τη συνθήκη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να προσθέσετε αυτόματα μια κατηγορία στο εισερχόμενο email και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.
Image - Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου αναθέστε το στην κατηγορία.
- Επιλέξτε τον μπλε σύνδεσμο category.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Κατηγορίες χρωμάτων, επιλέξτε την κατηγορία που θέλετε να αντιστοιχίσετε στο εισερχόμενο email.
Image Για να προσαρμόσετε μια κατηγορία, επιλέξτε Μετονομασία και εισαγάγετε ένα διαφορετικό όνομα για την κατηγορία.
- Επιλέξτε OK για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Κατηγορίες χρωμάτων.
- Στον Οδηγός κανόνων, επιλέξτε Finish για να δημιουργήσετε τον κανόνα.
Κατάργηση κανόνων στο Outlook Desktop
Για να δείτε τη λίστα των κανόνων που δημιουργήσατε, μεταβείτε στην καρτέλα Home και επιλέξτε Rules > Διαχείριση κανόνων & Ειδοποιήσεις. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Κανόνες & Ειδοποιήσεις για να διαχειριστείτε τους κανόνες που δημιουργήσατε. Για να διαγράψετε έναν κανόνα, επιλέξτε τον κανόνα και επιλέξτε Delete.
