Αν και είναι δυνατή η αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων από ένα αρχείο Excel σε άλλο, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ δύο αρχείων ή βιβλίων εργασίας. Όταν δημιουργείτε μια σύνδεση μεταξύ αρχείων, τα αντιγραμμένα δεδομένα ενημερώνονται όταν αλλάζουν τα αρχικά δεδομένα. Είναι επίσης δυνατό να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ ενός γραφήματος που βρίσκεται σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel και ενός αρχείου Microsoft Word ή μιας διαφάνειας PowerPoint.
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Word, το Excel και το PowerPoint στο Office 2019, 2016, 2013, 2010. Microsoft 365 και Office για Mac.
Επικόλληση συνδέσμων μεταξύ αρχείων Excel και Word
Όταν τα δεδομένα από ένα αρχείο Excel συνδέονται με ένα έγγραφο του Word, τα δεδομένα επικολλούνται στο έγγραφο ως πίνακας. Στη συνέχεια, ο πίνακας μπορεί να μορφοποιηθεί χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες μορφοποίησης του Word.
Αυτός ο σύνδεσμος δημιουργείται χρησιμοποιώντας την επιλογή Επικόλληση συνδέσμου. Για λειτουργίες επικόλλησης συνδέσμου, το αρχείο που περιέχει τα αρχικά δεδομένα είναι γνωστό ως αρχείο προέλευσης και το δεύτερο αρχείο ή βιβλίο εργασίας που περιέχει τον τύπο συνδέσμου είναι το αρχείο προορισμού.
Σύνδεση μεμονωμένων κελιών στο Excel με τύπο
Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν σύνδεσμοι μεταξύ μεμονωμένων κελιών σε ξεχωριστά βιβλία εργασίας του Excel χρησιμοποιώντας έναν τύπο. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μέθοδο για να δημιουργήσετε έναν ζωντανό σύνδεσμο για τύπους ή δεδομένα, αλλά λειτουργεί μόνο για μεμονωμένα κελιά.
- Επιλέξτε το κελί στο βιβλίο εργασίας προορισμού όπου θέλετε να εμφανίζονται τα δεδομένα.
- Πατήστε το σύμβολο ίσον (=) στο πληκτρολόγιο για να ξεκινήσετε τον τύπο.
- Μετάβαση στο βιβλίο εργασίας προέλευσης και επιλέξτε το κελί που περιέχει τα δεδομένα που πρόκειται να συνδεθούν.
-
Πατήστε Enter. Το Excel επιστρέφει στο αρχείο προορισμού. Τα συνδεδεμένα δεδομένα εμφανίζονται στο επιλεγμένο κελί.
Image - Επιλέξτε τα συνδεδεμένα δεδομένα για να εμφανίσετε τον τύπο συνδέσμου στη γραμμή τύπων πάνω από το φύλλο εργασίας.
Κατώτατη γραμμή
Κατά την επικόλληση ενός συνδέσμου για δεδομένα, το Word σάς επιτρέπει να επιλέξετε εάν θα μορφοποιήσετε τα συνδεδεμένα δεδομένα χρησιμοποιώντας τις τρέχουσες ρυθμίσεις είτε για τα αρχεία προέλευσης είτε για τα αρχεία προορισμού. Το Excel δεν προσφέρει αυτές τις επιλογές. Το Excel εφαρμόζει αυτόματα τις τρέχουσες ρυθμίσεις μορφοποίησης στο αρχείο προορισμού.
Δεδομένα σύνδεσης μεταξύ Word και Excel
Για σύνδεση δεδομένων μεταξύ Word και Excel:
- Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας του Excel που περιέχει τα δεδομένα που πρόκειται να συνδεθούν (το αρχείο προέλευσης).
- Ανοίξτε το αρχείο προορισμού. Αυτό μπορεί να είναι είτε ένα βιβλίο εργασίας του Excel είτε ένα έγγραφο του Word.
- Στο αρχείο προέλευσης, επισημάνετε τα δεδομένα που πρόκειται να αντιγραφούν.
-
Στο αρχείο προέλευσης, επιλέξτε Αρχική > Αντιγραφή. Τα επιλεγμένα δεδομένα περιβάλλονται από μια διακεκομμένη γραμμή.
Image - Στο αρχείο προορισμού, επιλέξτε τη θέση όπου θα εμφανίζονται τα συνδεδεμένα δεδομένα. Στο Excel, επιλέξτε το κελί που θα βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία των επικολλημένων δεδομένων.
-
Μεταβείτε στο Home και επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Επικόλληση για να εμφανίσετε μια λίστα με Επιλογές επικόλλησης.
Image - Διαλέξτε μια επιλογή Σύνδεσμος. Τα συνδεδεμένα δεδομένα εμφανίζονται στο αρχείο προορισμού.
Εάν και τα δύο αρχεία είναι ανοιχτά όταν τα δεδομένα ενημερώνονται στο αρχείο προέλευσης, το αρχείο προορισμού ενημερώνεται αμέσως.
Εάν το αρχείο προορισμού κλείσει όταν αλλάξουν τα δεδομένα προέλευσης, τα δεδομένα στα κελιά προορισμού ενημερώνονται την επόμενη φορά που θα ανοίξει αυτό το αρχείο.
Εάν το αρχείο προέλευσης είναι κλειστό όταν ανοίγει το αρχείο προορισμού, μπορεί να ανοίξει ένα πλαίσιο ειδοποίησης για να υποδείξει ότι το έγγραφο περιέχει συνδέσμους προς εξωτερικά αρχεία. Θα σας ζητηθεί να Ενημέρωση ή Μην ενημερώσετε τους συνδέσμους.
Προβολή του τύπου συνδέσμου στο Excel
Ο τύπος συνδέσμου εμφανίζεται διαφορετικά σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel:
- Εάν επιλέξετε τα συνδεδεμένα δεδομένα στο αρχείο προορισμού, ένας τύπος όπως =[Book1]Sheet1!A1 εμφανίζεται στη γραμμή τύπων πάνω από το φύλλο εργασίας.
- Στο Excel 2007, ο τύπος σύνδεσης εμφανίζεται ως {=Excel. Sheet.12|Book1!'!Sheet1!R1C1'} στη γραμμή τύπων.
Στον τύπο του 2007, η απόλυτη αναφορά κελιού γράφεται στο στυλ R1C1, το οποίο αντιπροσωπεύει τη γραμμή 1 στήλη 1 και το οποίο είναι ισοδύναμο με το πιο κοινό στυλ αναφοράς κελιού SAS1.
Και στους δύο τύπους, Book1 υποδηλώνει το όνομα του αρχείου πηγής.
Προβολή πληροφοριών συνδέσμου στο Microsoft Word
Για να προβάλετε πληροφορίες σχετικά με τα συνδεδεμένα δεδομένα (όπως το αρχείο προέλευσης, τα συνδεδεμένα δεδομένα και τη μέθοδο ενημέρωσης) στο Word:
- Κάντε δεξί κλικ στα συνδεδεμένα δεδομένα για να ανοίξετε το μενού περιβάλλοντος.
-
Επιλέξτε Συνδεδεμένο αντικείμενο φύλλου εργασίας > Σύνδεσμοι για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Σύνδεσμοι..
Image - Εάν υπάρχουν περισσότεροι από ένας σύνδεσμοι στο τρέχον έγγραφο, όλοι οι σύνδεσμοι παρατίθενται στο παράθυρο στο επάνω μέρος του πλαισίου διαλόγου. Επιλέξτε έναν σύνδεσμο για να εμφανίσετε πληροφορίες σχετικά με αυτόν τον σύνδεσμο κάτω από το παράθυρο.
Επικόλληση σύνδεσης μεταξύ γραφήματος Excel και PowerPoint ή Word
Εκτός από τη δημιουργία συνδέσμου για δεδομένα κειμένου ή τύπους, είναι επίσης δυνατή η χρήση Επικόλλησης συνδέσμου για τη σύνδεση ενός γραφήματος που βρίσκεται σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel με ένα αντίγραφο σε ένα δεύτερο βιβλίο εργασίας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο για να συνδέσετε ένα γράφημα του Excel με ένα αρχείο PowerPoint ή Word.
Μόλις συνδεθούν, οι αλλαγές στα δεδομένα στο αρχείο προέλευσης αντικατοπτρίζονται τόσο στο αρχικό γράφημα όσο και στο αντίγραφο που βρίσκεται στο αρχείο προορισμού.
Κατώτατη γραμμή
Κατά την επικόλληση μιας σύνδεσης μεταξύ γραφημάτων, το PowerPoint, το Word και το Excel σάς επιτρέπουν να επιλέξετε εάν θα μορφοποιήσετε το συνδεδεμένο γράφημα χρησιμοποιώντας το τρέχον θέμα μορφοποίησης είτε για τα αρχεία προέλευσης είτε για τα αρχεία προορισμού.
Διαγράμματα συνδέσμων στο Excel και το PowerPoint
Το ακόλουθο παράδειγμα δείχνει πώς να συνδέσετε ένα γράφημα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel (το αρχείο προέλευσης) και μια διαφάνεια σε μια παρουσίαση του PowerPoint (το αρχείο προορισμού).
- Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που περιέχει το γράφημα που θέλετε να αντιγράψετε.
- Άνοιγμα του αρχείου παρουσίασης προορισμού.
- Στο βιβλίο εργασίας του Excel, επιλέξτε το γράφημα.
-
Στο Excel, επιλέξτε Αρχική > Αντιγραφή.
Image - Στο PowerPoint, επιλέξτε τη διαφάνεια όπου θα εμφανίζεται το συνδεδεμένο γράφημα.
- Στο PowerPoint, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Επικόλληση για να εμφανιστεί μια λίστα επιλογών.
- Επιλέξτε είτε Χρήση θέματος προορισμού είτε Διατήρηση μορφοποίησης πηγής για να επικολλήσετε το συνδεδεμένο γράφημα στο PowerPoint.
Εάν τα δύο αρχεία που περιέχουν τα συνδεδεμένα γραφήματα είναι και τα δύο ανοιχτά, αλλάζει αμέσως την ενημέρωση των δεδομένων πηγής και στα δύο γραφήματα.
Κατά το άνοιγμα μιας παρουσίασης PowerPoint που περιέχει συνδεδεμένα δεδομένα, μπορεί να ανοίξει ένα πλαίσιο ειδοποίησης για να υποδείξει μια πιθανή ανησυχία για την ασφάλεια. Θα ερωτηθείτε εάν θέλετε να ενημερώσετε τα συνδεδεμένα δεδομένα.
