Βασικά Takeaways
- Η προγραμματισμένη αποστολή της Fastmail χωρίζει τη δημιουργία και την παράδοση του email.
- Χρησιμοποιήστε το ως υπενθύμιση ή για να αποφύγετε το άγχος των συναδέλφων σας το Σαββατοκύριακο.
- Το email είναι ο καλύτερος και ο χειρότερος τρόπος επικοινωνίας στη δουλειά.
Έχετε συντάξει ποτέ ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το βράδυ της Κυριακής και μετά διστάσατε πριν πατήσετε αποστολή. Η προγραμματισμένη αποστολή θα βοηθήσει.
Ο βετεράνος πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την προστασία του απορρήτου Fastmail μόλις πρόσθεσε την Προγραμματισμένη αποστολή, μια δυνατότητα που βρίσκεται ήδη σε ορισμένες άλλες εφαρμογές και υπηρεσίες email και η οποία θα πρέπει πιθανώς να είναι τυπική για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι ένα απλό χαρακτηριστικό. Μπορείτε να συντάξετε ένα email όποτε σας βολεύει και να προγραμματίσετε την αποστολή του σε χρόνο που ταιριάζει καλύτερα στον παραλήπτη.
"Δεν μου αρέσει να επιβάλλομαι στους ανθρώπους, αλλά μερικές φορές προτιμώ να δουλεύω αργά ή τα Σαββατοκύριακα. Ακόμα κι αν οι άνθρωποι ξεκουράζονται ή παίρνουν άδεια, θα δουν το email σας", ανεξάρτητος στυλίστας μόδας και φωτογράφος Νουρία Γρηγόρη. "Μπορεί να μην είναι αναμενόμενο να απαντάτε αμέσως στα email, αλλά για τους ελεύθερους επαγγελματίες, συχνά αισθάνεστε ότι πρέπει."
Αποστολή αργότερα
Η εφαρμογή της προγραμματισμένης αποστολής της Fastmail δεν θα σας εκπλήξει καθόλου, κάτι που είναι υπέροχο. Απλώς κάνετε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί αποστολής και επιλέξτε από την αναπτυσσόμενη λίστα προεπιλογών-αργότερα σήμερα, σήμερα το απόγευμα, αύριο κ.λπ. Εάν αυτά δεν λειτουργούν για εσάς, μπορείτε να επιλέξετε μια ακριβή ημερομηνία και ώρα.
Ο διαχωρισμός της δημιουργίας ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον χρόνο αποστολής του φέρνει πολλές καλές ευκαιρίες. Όπως είδαμε παραπάνω, μπορείτε να συντάξετε ένα email την Κυριακή το απόγευμα και να το στείλετε κατά τις πιο κανονικές ώρες γραφείου. Αυτό δεν είναι μόνο καλύτερο για τον παραλήπτη, αλλά μπορεί να κρύψει το γεγονός ότι εργάζεστε τα Σαββατοκύριακα, κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε ανεπιθύμητες προσδοκίες στο μέλλον.
Μπορεί να μην είναι αναμενόμενο να απαντάτε αμέσως στα email, αλλά για τους ελεύθερους επαγγελματίες, συχνά νιώθετε ότι πρέπει.
Μπορείτε επίσης να γράψετε μηνύματα που πρέπει να σταλούν σε μια συγκεκριμένη ώρα, αλλά που μπορεί να είναι όταν κοιμάστε. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρονομετρήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να φτάσει στα εισερχόμενα κάποιου όταν φτάσει στη δουλειά, βάζοντάς το -ελπίζουμε- στην κορυφή της λίστας του.
Άλλα hacks περιλαμβάνουν την αποστολή χρονομετρημένων υπενθυμίσεων στον εαυτό σας, τη διατήρηση προσωπικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους φίλους σας μέχρι το βράδυ ή τον προγραμματισμό ενός email στο αφεντικό σας για την Παρασκευή το απόγευμα και, στη συνέχεια, αγνοώντας όλα τα email σας μέχρι τη Δευτέρα, αν θέλετε.
Πρόκειται για έλεγχο. Έχοντας περισσότερο έλεγχο στην επικοινωνία σας, μπορείτε να μειώσετε την ψυχική υπερφόρτωση και το άγχος.
Stressbuster
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι μία από τις μεγαλύτερες πηγές άγχους στη σύγχρονη εργασία. Μπορεί να έχετε ένα ατελείωτο σωρό αδιάβαστων μηνυμάτων που πρέπει να επεξεργαστείτε. Ακόμη χειρότερα, ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να ξεφύγει από την προσοχή σας, το οποίο κρύβεται από όλα τα Fwd: Fwd: Fwd ανεπιθύμητη αλληλογραφία που φράζουν τα εισερχόμενά σας.
Και μετά υπάρχουν οι προσδοκίες. Όταν λαμβάνετε ένα email, είναι στο μυαλό σας. Ακόμα κι αν ο αποστολέας δεν περιμένει απάντηση, πιθανότατα νιώθετε υποχρεωμένοι να δώσετε μια απάντηση νωρίτερα παρά αργότερα, ακόμα κι αν είναι απλώς για να την αντιμετωπίσετε και να τη βγάλετε από το μυαλό σας.
Και επειδή ο προγραμματισμός των email υπαγορεύεται από τον αποστολέα-δηλαδή, οποιοσδήποτε μπορεί να βάλει οτιδήποτε στα εισερχόμενά σας ανά πάσα στιγμή-δεν έχετε τον έλεγχο.
"Τα email εξακολουθούν να είναι ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας στο χώρο εργασίας. Ωστόσο, οι περισσότεροι άνθρωποι δεν έχουν οργανωμένα τα email τους», είπε ο δημοσιογράφος τεχνολογίας Radu Tyrsina στο Lifewire μέσω email. "Είναι θορυβώδες, παντού, και κανείς από εμάς δεν έχει την υπομονή να συνεχίσει να καθαρίζει το χάος κάθε δεύτερη μέρα."
Γι' αυτό κάτι σαν προγραμματισμένη αποστολή είναι σημαντικό, αλλά μόνο εάν το χρησιμοποιούν όλοι και το χρησιμοποιούν για τις δυνάμεις του καλού, όχι του κακού. Η διαχείριση email εργασίας προωθείται στον χρήστη όταν περισσότερη ευθύνη πρέπει να έχει ο εργοδότης.
Η γερμανική εταιρεία οχημάτων Daimler, στην οποία ανήκει η Mercedes, έχει τη σωστή ιδέα. Όταν οι εργαζόμενοι πηγαίνουν διακοπές, όλα τα εισερχόμενα email αποστέλλονται στον κάδο απορριμμάτων. Δεν υπάρχει επιστροφή από διακοπές και ενασχόληση με email δύο εβδομάδων. Οι αποστολείς λαμβάνουν μια αυτοματοποιημένη απάντηση που τους λέει να στείλουν ξανά οτιδήποτε σημαντικό αφού ο υπάλληλος επιστρέψει στο γραφείο.
Αυτό είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα εξάλειψης του άγχους από το email, αλλά δυστυχώς, το μεγαλύτερο μέρος της ευθύνης εξακολουθεί να βαρύνει εμάς, τους χρήστες. Εργαλεία όπως η Προγραμματισμένη αποστολή μπορούν να βοηθήσουν, αλλά μέχρι να σταματήσουμε να αντιμετωπίζουμε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως χωματερή για να βγάλουμε πράγματα από τα εισερχόμενά μας, ως μέρος για να ζητάμε άμεσες απαντήσεις και ως κάτι που ελέγχουμε ασταμάτητα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θα παραμείνει αγχωτικό.
