Φαίνεται προφανές, αλλά ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να διατηρήσετε το email σας υπό έλεγχο είναι να το οργανώσετε σε φακέλους ή, όπως τους αποκαλεί η εφαρμογή Mail στο macOS, γραμματοκιβώτια. Αντί να διατηρείτε τα πάντα στα Εισερχόμενά σας, οργανώστε τα email σας με τον ίδιο τρόπο που οργανώνετε τα έγγραφα σε ένα ντουλάπι αρχείων.
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για την εφαρμογή Mail σε Mac που εκτελούν macOS 10.12 Sierra έως macOS 10.14 Mojave.
Εντοπίστε την πλευρική γραμμή αλληλογραφίας
Τα γραμματοκιβώτια παρατίθενται στην πλαϊνή γραμμή της εφαρμογής Mail, κάτι που τα καθιστά εύκολα προσβάσιμα με ένα μόνο κλικ. Εάν δεν βλέπετε την πλαϊνή γραμμή, μεταβείτε στο Προβολή > Εμφάνιση λίστας γραμματοκιβωτίου ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Shift +Command +M.
Πώς να δημιουργήσετε ένα νέο γραμματοκιβώτιο
Μπορείτε να δημιουργήσετε όσα γραμματοκιβώτια χρειάζεστε, συμπεριλαμβανομένων γραμματοκιβωτίων για άτομα, ομάδες, εταιρείες ή κατηγορίες - οτιδήποτε έχει νόημα για εσάς. Για να δημιουργήσετε ένα νέο γραμματοκιβώτιο:
- Ανοίξτε την εφαρμογή Mail στο Mac σας.
-
Επιλέξτε Mailbox > Νέο γραμματοκιβώτιο ή κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε γραμματοκιβώτιο στην πλαϊνή γραμμή και επιλέξτε Νέο γραμματοκιβώτιοστο αναδυόμενο μενού.
Image -
Στο πεδίο Τοποθεσία του παραθύρου Νέο γραμματοκιβώτιο, επιλέξτε τον πάροχο αλληλογραφίας ή τον λογαριασμό για τον οποίο δημιουργείτε το φάκελο. Η προεπιλογή είναι το iCloud, αλλά οι άλλοι πάροχοι αλληλογραφίας σας είναι επίσης στη λίστα, μαζί με το On My Mac, το οποίο είναι ένα τοπικό γραμματοκιβώτιο στον υπολογιστή σας. Δεν μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο On My Mac από άλλες συσκευές.
Image -
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το γραμματοκιβώτιο στο πεδίο Όνομα και κάντε κλικ στο OK.
Image - Νέα γραμματοκιβώτια εμφανίζονται στην πλαϊνή γραμμή Mail.
Πώς να δημιουργήσετε γραμματοκιβώτια εντός γραμματοκιβωτίων
Μπορείτε να θέλετε να δημιουργήσετε γραμματοκιβώτια μέσα σε γραμματοκιβώτια για να οργανώσετε περαιτέρω το email σας.
Για παράδειγμα, εάν λαμβάνετε πολλά ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γραμματοκιβώτιο που ονομάζεται Newsletters και μέσα σε αυτό να δημιουργήσετε μεμονωμένα γραμματοκιβώτια για κάθε ενημερωτικό δελτίο ή κατηγορία ενημερωτικών δελτίων. Ομοίως, θα μπορούσατε να ρυθμίσετε ένα γραμματοκιβώτιο για την οικογένεια και να δημιουργήσετε μεμονωμένα γραμματοκιβώτια μέσα για κάθε μέλος της οικογένειας.
- Επιλέξτε ένα υπάρχον γραμματοκιβώτιο ανώτατου επιπέδου ή δημιουργήστε ένα νέο γραμματοκιβώτιο ανώτατου επιπέδου όπως κάνετε κάθε μεμονωμένο γραμματοκιβώτιο, προσθέτοντας ένα όνομα και μια τοποθεσία.
-
Εντοπίστε το γραμματοκιβώτιο ανώτατου επιπέδου (γονικό) στην πλαϊνή γραμμή Γραμματοκιβώτια. Κάντε δεξί κλικ στο γονικό γραμματοκιβώτιο και επιλέξτε Νέο γραμματοκιβώτιο από το μενού.
Image -
Επιβεβαιώστε ότι το Location στην αναδυόμενη οθόνη Νέο γραμματοκιβώτιο είναι το όνομα του γονικού υποφακέλου. Εάν όχι, επιλέξτε τον γονέα από το αναπτυσσόμενο μενού.
-
Προσθέστε ένα περιγραφικό όνομα στο πεδίο Όνομα και κάντε κλικ στο OK.
Image -
Επαναλάβετε τη διαδικασία όπως απαιτείται για πρόσθετες κατηγορίες ή άτομα. Ένα βέλος δίπλα στο γονικό γραμματοκιβώτιο υποδηλώνει ότι το γραμματοκιβώτιο περιλαμβάνει υποφακέλους. Κάντε κλικ στο βέλος για να ανοίξετε το γονικό γραμματοκιβώτιο για πρόσβαση στους υποφακέλους.
Image
Μετακίνηση υπαρχόντων μηνυμάτων σε νέο γραμματοκιβώτιο
Για να μετακινήσετε υπάρχοντα μηνύματα σε ένα νέο γραμματοκιβώτιο, κάντε κλικ και σύρετε τα μηνύματα στο γραμματοκιβώτιο προορισμού. Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε μηνύματα κάνοντας δεξί κλικ σε ένα μήνυμα ή ομάδα μηνυμάτων και επιλέγοντας Μετακίνηση σε από το αναδυόμενο μενού. Επιλέξτε το κατάλληλο γραμματοκιβώτιο και αφήστε το κουμπί του ποντικιού.
Αφού δημιουργήσετε γραμματοκιβώτια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κανόνες για να αρχειοθετήσετε αυτόματα τα εισερχόμενα email στα κατάλληλα γραμματοκιβώτια για να εξοικονομήσετε χρόνο και να παραμείνετε οργανωμένοι.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε Έξυπνα γραμματοκιβώτια για να διευκολύνετε την εύρεση μηνυμάτων.
Για να τοποθετήσετε ένα αντίγραφο ενός μηνύματος σε ένα νέο γραμματοκιβώτιο ενώ αφήνετε το πρωτότυπο στη θέση του, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Option καθώς σύρετε το μήνυμα ή την ομάδα μηνυμάτων στον στόχο γραμματοκιβώτιο.
