Μια βάση δεδομένων της Access αποτελείται από έναν ή περισσότερους πίνακες που περιέχουν σχετικές πληροφορίες. Μόλις δημιουργήσετε μια τέτοια κενή βάση δεδομένων, θα μπορούσατε να προχωρήσετε σε όλους τους πίνακες για να τους γεμίσετε με πληροφορίες.
Ωστόσο, αυτό θα μπορούσε να γίνει κουραστικό και μπερδεμένο. Είναι δύσκολο να παρακολουθήσετε τις σχέσεις μεταξύ δεδομένων σε πίνακες ενώ προσπαθείτε να εισαγάγετε δεδομένα. Οι φόρμες εισόδου πρόσβασης είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για αυτό. Μπορείτε να σχεδιάσετε φόρμες εισαγωγής ώστε να μπορείτε να εισάγετε δεδομένα σε λογική μορφή
Ας ξεκινήσουμε δημιουργώντας μερικούς απλούς πίνακες και, στη συνέχεια, δημιουργώντας μια φόρμα εισαγωγής Access πάνω από αυτούς.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για την Access 2019, Access 365, 2016, 2013 και 2010, εκτός εάν αναφέρεται διαφορετικά.
Δημιουργία πινάκων στην Access
Προτού μπορέσετε να δημιουργήσετε μια φόρμα εισαγωγής Access, πρέπει να δημιουργήσετε μερικούς πίνακες στους οποίους θα μεταβούν τα δεδομένα της φόρμας σας.
Η Microsoft Access είναι ιδανική για μικρές επιχειρήσεις. Έτσι, για αυτό το παράδειγμα, θα δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων της Access για την παρακολούθηση των πληροφοριών πωλήσεων.
Αυτή η βάση δεδομένων θα περιέχει πληροφορίες σχετικά με το προσωπικό πωλήσεών σας, τις μηνιαίες πωλήσεις και τα μηνιαία έξοδα.
Για να δημιουργήσετε το τραπέζι σας στην Access:
-
Εκκινήστε μια νέα βάση δεδομένων στην Access. Θα δείτε ένα κενό Πίνακας1.
Image -
Επιλέξτε Κάντε κλικ για προσθήκη και προσθέστε πέντε πεδία. Δημιουργήστε ένα σύντομο κείμενο, ένα μεγάλο κείμενο, έναν μεγάλο αριθμό, ένα σύντομο κείμενο και δύο πεδία νομίσματος.
Image -
Κάντε δεξί κλικ σε κάθε πεδίο, επιλέξτε Μετονομασία πεδίου και πληκτρολογήστε το νέο όνομα πεδίου. Ονομάστε κάθε πεδίο Όνομα πωλητή, Διεύθυνση, Αριθμός τηλεφώνου, Μήνας, Πωλήσεις και Έξοδα.
Image - Μόλις μετονομάσετε όλα τα πεδία, είστε έτοιμοι να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.
Τώρα που ο πίνακάς σας είναι έτοιμος για δεδομένα, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε μια φόρμα για την εισαγωγή όλων των δεδομένων.
Το πεδίο μεγάλου αριθμού είναι διαθέσιμο μόνο στην Access 2019 ή μεταγενέστερη έκδοση. Σε παλαιότερες εκδόσεις της Access, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο String για να καταγράψετε δεδομένα όπως έναν αριθμό τηλεφώνου.
Δημιουργία φόρμας εισαγωγής πρόσβασης
Θα ξεκινήσετε δημιουργώντας μια απλή φόρμα που σας επιτρέπει να εργαστείτε με τον πίνακα Table1.
Ακολουθεί η διαδικασία βήμα προς βήμα για τη δημιουργία της νέας φόρμας εισαγωγής:
-
Επιλέξτε Δημιουργία στο μενού και επιλέξτε Οδηγός φόρμας.
Image -
Επιλέξτε το κουμπί >> για να επιλέξετε όλα τα πεδία στον πίνακα.
Image - Επιλέξτε το κουμπί Next για να συνεχίσετε.
-
Επιλέξτε τη διάταξη της φόρμας που θέλετε. Το Justified είναι μια καλή, ελκυστική αφετηρία. Θυμηθείτε, αυτό είναι μόνο ένα σημείο εκκίνησης. Μπορείτε να τροποποιήσετε την πραγματική εμφάνιση της φόρμας αργότερα στη διαδικασία.
Image - Επιλέξτε το κουμπί Next για να συνεχίσετε.
- Δώστε στη φόρμα έναν τίτλο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κατάλληλο κουμπί επιλογής για να ανοίξετε τη φόρμα στο "Στιγμιότυπο ολοκλήρωσης του οδηγού φόρμας πρόσβασης." id=mntl-sc-block-image_1-0-6 /> alt="
- Επιλέξτε το κουμπί Finish για να δημιουργήσετε τη φόρμα σας.
Χρήση της φόρμας
Μόλις δημιουργήσετε τη φόρμα, μπορείτε να αλληλεπιδράσετε μαζί της όπως θέλετε.
Η προβολή διάταξης σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε την εμφάνιση συγκεκριμένων πεδίων και την ίδια τη φόρμα. Το "Στιγμιότυπο οθόνης χρήσης φόρμας Access." id=mntl-sc-block-image_1-0-8 /> alt="
Μόλις πατήσετε το πλήκτρο Tab στο τελευταίο πεδίο, θα αποθηκευτεί η τελευταία εγγραφή που επεξεργάζεστε στον πίνακα και θα μετακινηθεί στην επόμενη κενή εγγραφή.
Χρησιμοποιήστε τη νέα φόρμα εισαγωγής Access για να εισαγάγετε μερικές εγγραφές στον πίνακά σας.
Θα δείτε ότι απλώς εισάγοντας δεδομένα φόρμας και πατώντας το tab, μπορείτε γρήγορα να εισάγετε πολλές εγγραφές στον πίνακα χωρίς μεγάλη προσπάθεια.
Όπως μπορείτε να δείτε, η εισαγωγή δεδομένων χρησιμοποιώντας μια φόρμα εισαγωγής της Access είναι πολύ πιο γρήγορη από την προσπάθεια εισαγωγής δεδομένων απευθείας σε έναν πίνακα της Access.
Τροποποίηση δεδομένων πίνακα
Εκτός από την προσθήκη νέων δεδομένων σε έναν πίνακα, μια φόρμα εισαγωγής Access σάς επιτρέπει να τροποποιείτε και δεδομένα που υπάρχουν ήδη σε έναν πίνακα.
Δείτε πώς λειτουργεί:
-
Κύλιση εμπρός και πίσω στις εγγραφές χρησιμοποιώντας τα εικονίδια < ή > ή χρησιμοποιώντας τα Αναζήτησηπεδίο για αναζήτηση δεδομένων σε οποιοδήποτε πεδίο στον πίνακα.
Image - Επιλέξτε Αποθήκευση στην ομάδα Εγγραφές στο Αρχικό μενού. Ή μπορείτε να πατήσετε tab στο πεδίο τελευταίας φόρμας. Οποιαδήποτε από αυτές τις επιλογές θα αποθηκεύσει την αλλαγή σας.
-
Χρησιμοποιήστε το εικονίδιο > με ένα αστέρι στα δεξιά του για να μεταβείτε αμέσως για να εισαγάγετε μια νέα εγγραφή ανεξάρτητα από την εγγραφή που βλέπετε αυτήν τη στιγμή.
Image - Μόλις έχετε αρκετά δεδομένα, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε και να συνδέετε νέους πίνακες και να δημιουργείτε χρήσιμες αναφορές.
Το Microsoft Access είναι ένα πολύ ισχυρό εργαλείο για την παρακολούθηση των πάντων, από μια προσωπική βιβλιοθήκη βιβλίων έως ολόκληρη τη μικρή επιχείρησή σας. Οι φόρμες σάς δίνουν πολύ πιο εύκολη πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα που έχετε αποθηκεύσει στους πίνακες Access.
