Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα στο κέντρο διαχείρισης MS 365 στην περιοχή Ομάδες > Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια. Επιλέξτε Προσθήκη γραμματοκιβωτίου και ακολουθήστε τα βήματα από εκεί.
- Όλοι όσοι έχουν εκχωρηθεί σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο του Microsoft Office 365 έχουν πρόσβαση σε όλα όσα περιέχει: εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απαντήσεις, προωθήσεις κ.λπ.
- Οι χρήστες του Office 365 χρειάζονται συνδρομή στο Microsoft Exchange Online για πρόσβαση σε κοινόχρηστο ταχυδρομείο.
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να προσθέτετε χρήστες σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο του Outlook και πώς να χρησιμοποιείτε κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια στο Outlook, στον Ιστό και από μια εφαρμογή για κινητά. Αυτές οι οδηγίες ισχύουν για το Office 365 για Windows και macOS. Outlook 2019, 2016, 2013 και 2010. Outlook για iOS και Android. και το Outlook στον Ιστό.
Πώς να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Office 365
Μπορείτε να δημιουργήσετε όσα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια χρειάζεστε, αλλά κάθε χρήστης που εκχωρείτε στο γραμματοκιβώτιο πρέπει να έχει συνδρομή στο Microsoft 365. Για να ρυθμίσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο:
-
Συνδεθείτε στο κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365 χρησιμοποιώντας τον παγκόσμιο λογαριασμό διαχειριστή Microsoft 365 ή τα διαπιστευτήρια λογαριασμού διαχειριστή Exchange.
Το κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365 ήταν παλαιότερα γνωστό ως κέντρο διαχείρισης του Office 365.
-
Επιλέξτε Ομάδες > Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια στο παράθυρο πλοήγησης.
Image - Επιλέξτε Προσθήκη γραμματοκιβωτίου στη σελίδα Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια.
-
Στη σελίδα Προσθήκη γραμματοκιβωτίου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο πεδίο Όνομα.
Image -
Ένα ψευδώνυμο γραμματοκιβωτίου δημιουργείται αυτόματα στο πεδίο Email, αλλά μπορείτε να αλλάξετε το ψευδώνυμο εάν θέλετε. Όταν ονομάσετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, επιλέξτε Προσθήκη.
Image - Επιλέξτε Προσθήκη μελών σε αυτό το γραμματοκιβώτιο κάτω από Επόμενα βήματα.
- Επιλέξτε Προσθήκη μελών στη σελίδα Προσθήκη μελών Κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου.
-
Σε Μέλη, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα σε κάθε άτομο που θα έχει πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Αποθήκευση και μετά Κλείσιμο.
Αν δεν βλέπετε το όνομα ενός ατόμου στη λίστα, επιλέξτε Αναζήτηση και πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου.
Πώς να αποθηκεύσετε σταλμένα email στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο
Όταν ένας χρήστης στέλνει ένα μήνυμα email από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, ένα αντίγραφο αυτού του μηνύματος αποθηκεύεται στον φάκελο Απεσταλμένα αυτού του χρήστη και όχι στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, πρέπει να επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου.
Για να αποθηκεύσετε τα απεσταλμένα μηνύματα email στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, ολοκληρώστε τα παρακάτω βήματα:
- Συνδεθείτε στο κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365 και επιλέξτε Ομάδες > Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια στο παράθυρο πλοήγησης.
- Επιλέξτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιό σας.
-
Επιλέξτε Επεξεργασία δίπλα στο Απεσταλμένα αντικείμενα.
Image - Ορίστε και τα δύο Αντιγραφή στοιχείων που αποστέλλονται ως αυτό το γραμματοκιβώτιο και Αντιγραφή στοιχείων που αποστέλλονται για λογαριασμό αυτού του γραμματοκιβωτίου σε Ενεργό και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Outlook 2016, το Outlook 2013 και το Outlook 2010
Όταν ρυθμίζετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, οι άλλοι χρήστες δεν χρειάζεται να κάνουν τίποτα για να εμφανίσουν το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στην έκδοση για υπολογιστές του Outlook. Το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο εμφανίζεται αυτόματα στην πλαϊνή γραμμή του Outlook.
Για να στείλετε ένα email από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, ολοκληρώστε τα παρακάτω βήματα:
- Επιλέξτε την καρτέλα Home στο επάνω μέρος του Outlook.
-
Επιλέξτε Νέο email για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα.
Image - Επιλέξτε From στο νέο μήνυμα email και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.
- Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας και επιλέξτε Αποστολή.
Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Outlook στον Ιστό
Εάν θέλετε να εργαστείτε με το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού, πρέπει να προσθέσετε μη αυτόματα το γραμματοκιβώτιο. Για να προσθέσετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Outlook στον ιστό, ολοκληρώστε τα ακόλουθα βήματα:
-
Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Microsoft 365 και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εφαρμογή Outlook.
- Κάντε δεξί κλικ Folders (ή το όνομα του γραμματοκιβωτίου σας) στο παράθυρο πλοήγησης και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη κοινόχρηστου φακέλου.
- Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο πλαίσιο διαλόγου Προσθήκη κοινόχρηστου φακέλου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη.
Πώς να προσθέσετε κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια στην εφαρμογή Outlook για κινητά
Εάν θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο από το smartphone ή το tablet σας, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Εκκινήστε την εφαρμογή Outlook για iOS ή Android και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας.
-
Πατήστε Προσθήκη λογαριασμού στο αριστερό παράθυρο και, στη συνέχεια, πατήστε Προσθήκη κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου.
Εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς Outlook, επιλέξτε αυτόν που έχει πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.
-
Εισαγάγετε τη διεύθυνση email. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, θα πρέπει να δείτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιό σας κάτω από τους λογαριασμούς σας στην εφαρμογή Outlook.
Εάν θέλετε να αφαιρέσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο από την εφαρμογή Outlook, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις > Λογαριασμοί και, στη συνέχεια, πατήστε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο και επιλέξτε Διαγραφή λογαριασμού.
Τι είναι ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Office 365;
Κάθε άτομο που έχει εκχωρηθεί σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο του Office 365 έχει πλήρη πρόσβαση σε όλα τα μηνύματα σε αυτό. Οι χρήστες μελών μπορούν να διαβάσουν τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να απαντήσουν σε μηνύματα, να προωθήσουν μηνύματα και να δουν πώς έχουν απαντήσει οι άλλοι.
Όταν ένα μέλος της ομάδας απαντά σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλεται από την κοινόχρηστη διεύθυνση και όχι από τη διεύθυνση email του ατόμου, έτσι ώστε οι πληροφορίες όλων να παραμένουν εμπιστευτικές. Τούτου λεχθέντος, τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια συνήθως δεν έχουν ονόματα χρήστη ή κωδικούς πρόσβασης, δημιουργώντας ορισμένες ανησυχίες για την ασφάλεια.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο;
Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια είναι ιδανικά για τμήματα εξυπηρέτησης πελατών ή μάρκετινγκ που θέλουν τα εισερχόμενα μηνύματα email να απαντώνται από το επόμενο διαθέσιμο μέλος της ομάδας. Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια διαθέτουν επίσης μια κοινόχρηστη λίστα επαφών και ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο, ώστε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να δημιουργούν συναντήσεις σε μια κεντρική τοποθεσία που μπορούν να δουν όλα τα μέλη.
